Fallstudie: Wie eine Event-App unser Team Retreat noch interaktiver machte
Eine enge Teambindung sowie Work-Life-Balance ist für uns bei EventMobi der Grund dafür, dass wir im Arbeitsalltag wie eine geölte Maschine laufen. Denn wenn man sich auf seine Kollegen verlassen kann, vertraut und offen Vorschläge und Kritik äußern kann, schafft das ein gesundes und effizientes Arbeitsumfeld.
Seit der Gründung von EventMobi 2010 heißt es einmal im Jahr Koffer packen und auf zum Team Retreat. So erkundeten wir schon gemeinsam die Bahamas, Mailand und Barcelona. Im August dieses Jahr ging es für das Berliner Team für insgesamt 5 Tage nach Lissabon. Zwei Tage arbeiteten wir in einem Co-Working-Space, anschließend schwangen wir die Kochlöffel bei einem portugiesischen Kochkurs und ließen uns vom Atlantik das Surfbrett um die Ohren hauen.
Weil wir Digitalisierung nicht nur unseren Kunden predigen, sondern es selbst leben, war eine Event-App ständiger Begleiter auf unserer Reise. Dabei sind wir auf einige fantastische Ideen gestoßen, wie vielfältig man die Event-App einsetzen und somit das Work Incentive verbessern kann – das möchten wir natürlich gerne mit Ihnen teilen.
Agenda & Kategorien: Immer wissen, was läuft
Das Kernstück unserer Reise war die Agenda. Von Flugdetails über Transfers, Arbeitszeiten und Teamdinner – die vielfältigen Aktivitäten ließen sich dank den farblich gekennzeichneten Kategorien übersichtlich sortieren. Die Agenda konnte sowohl im Listen- als auch im Kalenderformat angezeigt werden und funktioniert auch im Offline-Modus, falls mal kein WIFI in der Nähe ist. So wusste immer jeder über den Ablauf Bescheid.
BerlinMobi lernt sich kennen
Eines der Ziele unseres Retreats war es, einander noch näher kennenzulernen. Einige Teilnehmer sind alte Mobi-Hasen, während andere noch ganz frisch dabei sind. Um den Anstoß für Gespräche zu liefern, wurden alle Mobier – so nennen wir unsere Mitarbeiter – gebeten, ihr Profil in der App auszufüllen.
Die Frage nach dem Lieblingscocktail machte es leicht, dem Kollegen einen Drink von der Bar mitzubringen. Die (freiwillige) Angabe seines Persönlichkeitstypen nach Myer-Briggs sorgte für spannende Diskussionen und den ein oder anderen Aha-Effekt. Wieder was gelernt!
Musik in unseren Ohren: Spotify Playlist
Erstmals arbeitete unser Team im Rahmen des Team Retreats zwei Tage in einem Co-Working Space in Lissabon. Die Internetverbindung war blitzschnell, die Räume hell und gut ausgestattet – doch so richtig zu Hause fühlten wir uns erst, als wir die Musikanlage angezapft hatten.
Damit jeder musikalisch auf seine Kosten kommt, haben wir im Vorfeld Lieblingssongs in den Teilnehmerprofilen abgefragt und diese in eine gemeinsame Spotify-Playlist gepackt, die praktisch in der Event-App verlinkt war. Dabei haben wir uns an Musikfestivals inspiriert: Playlisten helfen, Vorfreude zu schaffen und Erinnerungen am Leben zu halten. Und genau das wollten wir auch erreichen.
Für Sie empfohlen: Das ultimative Handbuch für Event-App-Gestaltung
Alle Informationen zentral an einem Ort – auch offline
Wenn man als Planer mehre Teilnehmer auf Reisen koordiniert, ist eines besonders wichtig: leicht zugängliche, aktuelle Information. Der Kartenbereich in der Event-App zeigte den Standort des Apartments, des Co-Working-Spaces, sowie des Restaurants für das gemeinsame Team Dinner an. Auch der nächstgelegene Supermarkt und Bars in laufweite durften nicht fehlen. Mit liebevoll von Hand ausgewählten Empfehlungen hat unsere Planerin einen besonderen Mehrwert für das Team geschaffen.
WIFI-Informationen, Zugangscodes für die Apartments und Kontaktdaten der Ansprechpartner vor Ort wurden ebenfalls in der App hinterlegt.
Die praktische Dokumentenbibliothek enthielt zudem das Flugticket eines jeden Reisenden. So musste nicht mehr durch Emails geklickt oder gar Papierzettel mitgeschleppt werden – alle wichtigen Dokumente befanden sich an einem zentralen Ort.
Fotos teilen – aber unter uns
Momente festzuhalten und miteinander zu teilen ist nicht nur bei Events sondern auch bei Reisen wichtig. Allerdings ist nicht jedes Foto dazu geeignet, in den gängigen sozialen Medien geteilt zu werden. Ein internes soziales Netzwerk, das in der Event-App integriert ist, ist hier genau die richtige Lösung.
Unser Activity Feed hat dabei geholfen, eine Art gemeinsames Fotoalbum zu erstellen. Dabei waren alle Kollegen gefragt, Bilder zu veröffentlichen und Likes zu vergeben. Und das Beste daran: Die App ist auch nach der Reise zugänglich. So sind die gesammelten Erinnerungen jederzeit verfügbar.
Reisende informieren mit Push-Benachrichtigungen
Push-Benachrichtigungen ermöglichte es der Planerin, auf vorausgeplante oder spontane Nachrichten an die Teilnehmer zu senden. Eine Erinnerung 24 Stunden vor Abflug informierte beispielsweise über die Handgepäckbestimmungen der Fluglinie und enthielt den Link zur Bordkarte. Auch kurzfristige Änderungen im Programm konnten mühelos kommuniziert werden.
Spielerische Erlebnisse: EventMobi Jeoparody!
Das Highlight des Programms war sicherlich “EventMobi Jeoparody!”. Bei der erfolgreichen amerikanische Fernseh-Quizshow “Jeopardy!” werden Antworten aus verschiedenen Kategorien vorgelesen und die Kandidaten müssen die passende Frage dazu formulieren. In unserer Version wurden interessante, lustige und überraschende Fakten präsentiert, und die Teilnehmer mussten auf eine Tafel schreiben, um welchen Kollegen es sich dabei handelt. Eine ausgelassene Stimmung war garantiert.
Um genügend Material für das Quiz zu sammeln, wurde ca. 4 Wochen vor dem Team Retreat eine Umfrage innerhalb der App erstellt, die jeder Kollege beantworten musste. Fragen lauteten zum Beispiel: “Was ist Dein geheimes Talent?” oder “Würdest Du ein Buch schreiben, wie wäre der Titel?”.
Interaktive Veranstaltungsformate: Das erste EventMobi Barcamp
Wir versuchen stets, unsere Kunden – größtenteils Veranstaltungsplaner – besser zu verstehen. Daher haben wir uns für ein interaktives Veranstaltungsformat für gemeinsame Workshops entschieden. Ein Barcamp ist ein offenes Format mit offenen Workshops, deren Inhalte und Ablauf von den Teilnehmern zu Beginn selbst entwickelt und im weiteren Verlauf gestaltet werden.
Die Themenvorschläge für Workshops wurden innerhalb der Event-App gesammelt. Die Q&A-Funktion, die eigentlich für das Fragestellen an Referenten gedacht ist, eignete sich hervorragend, um anonym Vorschläge zu machen und andere zu favorisieren. Die vier beliebtesten Themen wurden im Rahmen des Barcamps in 45-minütigen Workshops bearbeitet. Ob diskutiert wurde, nach dem Chaos-Prinzip Post-Its an das Whiteboard kamen oder gar gemalt wurde, entscheidet derjenige, der den Workshop vorgeschlagen hat und somit leitet. Die Ergebnisse wurden im Anschluss mündlich zusammengefasst und die Notizen zentral in der Event-App gespeichert.
Die reibungslose Durchführung des Barcamps zeigt, wie eine Event-App als unterstützendes digitales Element dienen kann, anstatt allzu gezwungen im Fokus zu stehen.
Zusammenfassung
Event-Apps unterstützen Eventplaner dabei, Incentive Trips und Gruppenreisen reibungslos durchzuführen. Von Hotelinformationen, Agenda und Flugtickets – die Teilnehmer haben stets die aktuellsten Informationen zur Hand, auch offline. Und sollte es doch zu Änderungen kommen oder ein wichtiger Programmpunkt anstehen, informiert eine praktische Push-Nachricht alle Teilnehmer mit nur einem Klick. Richtig eingesetzt sorgt eine Incentive-App aber auch dafür, dass Vorfreude und ein Gemeinschaftsgefühl generiert werden, das im Idealfall über die Reise hinaus anhält und Mitarbeiter ganzjährig motiviert.
Genauso wichtig wie die einwandfreie Durchführung einer Gruppenreise ist eine sorgfältig erstellte Feedback-Umfrage. Hat die Reise das gewünschte Ziel erreicht? Was hat den Teilnehmern besonders gefallen, wo gibt es Spielraum für Verbesserungen? Aus den Ergebnissen lassen sich spannende Erkenntnisse ziehen, die wiederum bei der Umsetzung der nächsten Veranstaltung helfen. Für die Teilnehmer wird die Reise zu einem unvergesslichen Erlebnis und Sie als Planer sparen Zeit und Kosten.
Bei unserer Reise nach Lissabon haben wir aber auch gemerkt – Event-Apps sollen nicht im Mittelpunkt stehen, sondern die Reise da begleiten, wo sie einen echten Mehrwert für die Teilnehmer bietet. Wir unterstützen Sie gerne mit Ideen bei der Erstellung Ihrer eigenen Incentive-App.
Sie möchten eine Event-App für Ihr Team-Event einsetzen? Wir zeigen Ihnen gerne die Möglichkeiten in einer persönlichen Live-Demo.