Sponsoringpakete für Events gestalten – Modelle, Beispiele, Tipps

Sie planen eine Veranstaltung und möchten nun Sponsoren davon überzeugen, sich zu beteiligen? Mit attraktiven Sponsoringpaketen gelingt es Ihnen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Sponsoring-Modelle vor und erklären, wie Sie die perfekten Pakete schnüren.

Sponsoringpakete für Events – Grundlagen

Sponsoren sind immer schon eine wichtige Quelle für Veranstaltungseinnahmen. Das gilt mehr denn je, seit Online- und Hybridevents mit Präsenzveranstaltungen auf Augenhöhe sind. Da der Wettbewerb um die Aufmerksamkeit des Publikums nun so ungeheuer groß ist: Mit welchen konkurrenzfähigen, attraktiven Eventsponsoring-Paketen können Sie dafür sorgen, dass Geldgeber bei Ihren Vor-Ort-, Online- und Hybridevents unbedingt dabei sein wollen? Wie kann eine Eventplattform für den entscheidenden Unterschied sorgen?

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Seit 2020, seit Events in der virtuellen Sphäre zu einer Selbstverständlichkeit geworden sind, offenbaren sich einige grundlegende Herausforderungen, was den Wert von Onlineevent-Sponsoringpaketen betrifft. Laut einer aktuellen Studie von UFI und Explori halten Aussteller*innen Präsenzveranstaltungen für besser geeignet als Onlineevents, da sie ROI erzielen, ihre Marke präsentieren, Leads generieren, sich vorteilhaft in Szene setzen und netzwerken wollen. Allerdings zeichnet sich ab: Je mehr sich alle an das Virtuelle gewöhnen, desto deutlicher kann sich diese Einschätzung wandeln. Die Studie ergab ebenfalls, dass Aussteller*innen mit wachsender Vertrautheit mit Onlineveranstaltungen zunehmend auch den potenziellen Wert von Onlineevent-Sponsoringpaketen in puncto ROI und Leadgenerierung erkennen.

In vielen Fällen sind Sponsoren auf Folgendes aus:

Abgesehen von einigen anfänglichen Hürden bieten Onlineevents Sponsoren nun eine Fülle neuer Gelegenheiten, ihre Markenbekanntheit zu steigern und auf Zielgruppen zuzugehen. Für Eventplaner*innen ist wichtig, die Ziele ihrer Sponsoren zu kennen sowie zu verstehen und Sponsoringpakete anzubieten, die just auf diese Ziele zugeschnitten sind, sodass sie daraus Kapital schlagen können.

Sponsoringpakete für Events sind im Grunde genommen Ihr „Pitch“ gegenüber möglichen Sponsoren. Damit machen Sie ihnen schmackhaft, weshalb sie ihr Budget in Ihr Event und nicht in andere investieren sollten. Ohne umfassendes Wissen um die Ziele und Erwartungen bisheriger und möglicher neuer Sponsoren steht man hier allerdings auf verlorenem Posten.

Sponsoren verlangen mehr denn je nach passgenauen Paketen für Eventsponsorships, die den bestmöglichen ROI in Aussicht stellen. Besonders schätzen sie dabei:

1. Möglichkeiten, Kontakte mit Teilnehmer*innen zu knüpfen und zu vertiefen
2. Gelegenheiten für maximale Markenpräsenz

Es ist in Ihrem Interesse, so viele Optionen wie möglich für Interaktionen von Angesicht zu Angesicht anzubieten, ganz gleich, ob es um Online- oder Präsenzpublikum geht. Zudem sollten Sie Ihren Sponsoren weithin sichtbare Gelegenheiten geben, Markenbotschaften in Ihre Veranstaltungsinhalte einfließen zu lassen. Decken Sie diese Bedarfe unbedingt mit Ihren Sponsorship-Angeboten ab. Dann sind Sie auf dem besten Weg hin zu einem finanziell lohnenswerten Event mit treuen Sponsoren, die auch beim nächsten Mal wieder dabei sein wollen.

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Die zwei gängigsten Herangehensweisen an die Gestaltung von Eventsponsoring-Paketen sind diese:

1. Gestaffelte Sponsoringpakete – Dies ist das „klassische“ Konzept; hierbei werden vielfältige Angebote für Veranstaltungssponsoren zu unterschiedlichen Paketen zusammengestellt und je nach Sponsorenlevel angeboten.
2. À-la-carte-Sponsoring – Mit diesem Ansatz können Sie ideal Sponsoren mit individuellen Zielsetzungen bedienen. Hier sind Flexibilität und Zuschnitt auf den Sponsor das Maß der Dinge.

Das Modell gestaffelte Sponsoringpakete

Dieser Schritt-für-Schritt-Überblick skizziert, wie Sie gestufte Eventsponsorship-Pakete zusammenstellen, die auch Eventtechnologie einschließen:

Schritt 1: Sponsorenstaffelung strukturieren

Häufig tragen die Kategorien die Bezeichnungen Platin, Gold, Silber und Aussteller, doch Sie können auch völlig andere Namen wählen. Orientieren Sie sich dabei zum Beispiel am Thema der Veranstaltung oder an Ihrer Marke. Es darf für die Sponsoren durchaus unterhaltsam und verlockend klingen.

Bedenken Sie, dass sowohl Ihre Vor-Ort-Event-App als auch Ihr virtuelles Eventportal gefühlt endlose Möglichkeiten für visuelle Hinweise auf das Sponsorenlevel umfassen. Bei der Wahl von Labels für Onlineevents empfiehlt es sich, auch darüber nachzudenken, mit welchen Badges und Ribbons Sie die unterschiedlichen Sponsoring-Levels kenntlich machen können. Jedes Element der Sponsoringpakete für Onlinekonferenzen sollte den Status des jeweiligen Sponsors betonen und für Traffic an den virtuellen Ständen sorgen.

Schritt 2: Paketzahl je Sponsoringstufe beziffern

Nun gilt es, zu entscheiden, wie viele Pakete Sie je Sponsoren-Level verkaufen müssen, um Ihre Ziele bei den Veranstaltungseinnahmen zu erreichen. Je kleiner Sie die Menge halten, desto höher können Sie den Paketpreis ansetzen, da Sie dann umso besser mit Exklusivität argumentieren können. Zudem ist dies ein Anreiz für Sponsoren, schon frühzeitig zuzusagen. Und so können Sie wiederum besonders genau Ihre Einnahmen kalkulieren und Ihr Event planen.

Diese Logik gilt auch im Hinblick auf die Elemente, die Sie je nach Stufe anbieten. Vor allem gilt dies für die wertvollsten Angebote, etwa exklusive Slots zur Präsentation von Content im sponsorenspezifischen Branding. Im virtuellen Raum entsprechen Ihre beliebtesten Programmpunkte dem, was auf einem Messegelände die meisten Besucher*innen anlockt. Ein Beispiel? Wenn Sie ausschließlich Ihren Hauptsponsoren anbieten, sich bei Keynote-Sessions zu präsentieren, lecken sich Ihre Aussteller die Finger nach Ihren Premiumsponsorship-Paketen.

Schritt 3: Sponsoringleistungen den Stufen zuordnen

Je höher, je markanter eine Stufe ist, desto mehr hochwertige Komponenten umfasst sie. Ordnen Sie Ihre Komponenten nach Wert und passen Sie sie der Menge nach an die Höhe der Stufen an. So haben die Sponsoren schnell die Übersicht darüber, welche Stufe ihnen am meisten zusagt. Damit steigen Ihre Chancen, Sponsoren für Ihr Event zu gewinnen.

Das Modell À-la-carte-Sponsoring

Die À-la-carte-Variante ist eine willkommene Alternative für Sponsoren, die individuellere Ziele und Ergebnisse anstreben. Das kann die Teilnehmerinteraktion oder auch die Markenwahrnehmung betreffen. Die folgende Auflistung veranschaulicht, wie sich À-la-carte-Sponsoring-Angebote einzelnen Eventphasen zuordnen lassen.

1. Vor dem Event

Marketingkommunikation

2. Während des Events

Markenexposition digital

Teilnehmerinteraktion

• Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung auf Gamification setzen, bauen Sie solche Aufgaben ein, für die die Teilnehmer*innen auf jeden Fall die Sponsorenstände aufsuchen müssen (analog oder digital), um Codes zu erhalten. Honorieren Sie tiefgreifendere Interaktionen mit den Sponsoren mit höherer Punktzahl.
• Bewerben Sie Angebote oder auch Give-aways der Sponsoren, indem Sie sie in Gamification-Aufgaben oder Verlosungen integrieren.
• Geben Sie Ihren Sponsoren die Möglichkeit, sich in gesponserten Gruppendiskussionen, persönlichen Chats und 1:1-Meetings mit dem Publikum auszutauschen.
• Verhelfen Sie Ihren Geldgebern in Breakout-Sessions zu besonders persönlichen Kontakten mit ausgewählten Teilnehmer*innen, egal ob vor Ort oder online in interaktiven Meetingräumen.
• Senden Sie ausgewählten Empfänger*innen Informationen oder Push-Nachrichten mit Sponsorenlogo.
• Schicken Sie bestimmten Publikumsgruppen gesponserte E-Mails.

Markenexposition vor Ort

3. Nach dem Event

• Lassen Sie das Sponsorenlogo oder auch den Namen in E-Mails an die Teilnehmer*innen einfließen, mit denen Sie Umfragen versenden oder um Feedback zum Event bitten.
• Nehmen Sie Sponsoreninhalte in die Mediathek mit On-demand-Videos auf, integrieren Sie Links, die zum virtuellen Stand oder zur Website führen und fügen Sie Kontaktdaten zu den Programmpunktinformationen hinzu.

Eventsponsoring: Beispiele

Da nun klar ist, wie die beiden Hauptoptionen für Eventsponsoring-Pakete aussehen, stellt sich noch diese Frage: Wie verpackt man sie, damit man sie perfekt vermarkten kann?

Vielleicht probieren Sie einfach einmal beide Optionen aus und sehen sich auch verschiedene Beispiele an. In diesem Sinne haben wir hier zwei kostenlose Vorlagen zum Download für Sie:

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Und nun Ärmel hochgekrempelt! Ihre eigenen Eventsponsoring-Pakete gestalten

Die entscheidenden Aspekte sind immer die gleichen, ungeachtet dessen, ob eine Veranstaltung in Präsenz, hybrid oder online stattfindet. Sponsoren lechzen danach, mit Ihren Teilnehmer*innen in Kontakt zu kommen und die eigene Marke glänzend ins Rampenlicht zu stellen.

Der Höhenflug von Online- und Hybridevents hat Eventtechnologie zu einer tragenden Säule der Veranstaltungsbranche werden lassen. Dabei erwartet das Präsenzpublikum bei hybriden Anlässen heute geradezu, sich über Event-Apps aktiv einbringen und informieren zu können. Und wie Ihnen anhand der Liste mit À-la-carte-Sponsoring-Angeboten vielleicht aufgefallen ist: Vieles von dem, womit Sie Geldgeber für sich gewinnen können, gilt gleichermaßen für die vor Ort zu nutzende mobile Event-App und für die virtuelle Eventplattform.

Wichtig ist, Ihren (möglichen) Sponsoren eine reelle Auswahl an Sponsoringpaketen anzubieten, von denen das eine oder andere genau zu ihren Bedarfen passt. Wünschen sie es bequem, sodass Sie ihnen am besten mit All-in-one-Angeboten nach dem Stufenmodell den Weg ebnen? Oder wünschen sie die Flexibilität von À-la-carte-Optionen? Mobile Event-Apps und virtuelle Eventplattformen sind ein idealer Hebel für Sie, beide Optionen in Ihr Sponsorshipkonzept einzubinden.