Live-Umfragen und Q&A: Tipps für interaktivere Vorträge

Live-Umfragen und Q&A („Question and Answer“) sind zwei einfache und effektive Mittel, um Teilnehmer vor Ort aktiv einzubinden. Außerdem kann man auf diese Weise sofortiges Feedback bekommen. Mit diesen Tools, auch bekannt als „Audience Response Systems“, kann eine große Gruppe Menschen über ein Thema abstimmen, eine Umfrage beantworten oder selbst eine Frage stellen. 

Abstimmungen und Live-Umfragen im Laufe der Zeit

Abstimmung per Keypad

Die frühen 1990er Jahre waren die Geburtsstunde von Keypad-Abstimmungen. Diese Keypads hatten etwa die Größe eines älteren Handys und waren mit zehn nummerierten Knöpfen ausgestattet. Per Radiofrequenz empfing eine Basisstation die Stimmen und übertrug diese an den Laptop des Referenten. Dort wurden sie von einem PowerPoint-Plugin gesammelt und auf dem Hauptbildschirm angezeigt. Das abstimmende Publikum musste sich dabei in der Nähe der Basisstation befinden, damit das System funktionierte. Heute ist diese Technologie nicht mehr so aufwändig: Anstelle einer Basisstation zum Empfang der Daten benötigt man nur noch einen USB-Kopierschutzstecker (Dongle).

Keypads sind leicht zu bedienen, da sie keine Einarbeitung durch den Nutzer erfordern. Eine Präsentationsfolie mit einer einfachen Aufforderung, sich an einer Abstimmung oder Eventumfrage zu beteiligen, steigert die Teilnehmerrate. Andererseits bieten Keypads auch logistische Herausforderungen: Die Hardware muss eingerichtet werden und es wird ein Keypad pro Teilnehmer benötigt, was mit Kosten verbunden ist.

SMS-Abstimmungen und -Umfragen

Die oben genannte Technologie ist bei Meetings und Veranstaltungen immer noch weit verbreitet. Aber Technologie entwickelt sich ständig weiter: Bei SMS-Abstimmungen können Teilnehmer stattdessen ihre eigenen Geräte benutzen. Sie reichen ihre Antwort per SMS ein und eine Website zeigt die Ergebnisse an. SMS-Response-Systems nehmen Textantworten vom Publikum an und erhalten so mehrere Antworten auf jede Frage.

Interaktive SMS-Foren ermöglichen Teilnehmern sogar, von anderen gestellte Fragen zu beantworten. Der Vorteil von SMS-Abstimmungen ist, dass Veranstaltungsplaner keine zusätzlichen Geräte mieten müssen. Bei internationalem Publikum sollte man jedoch beachten, dass hier höhere Kosten pro SMS anfallen können.

Event-App mit Umfrage- und Abstimmungsfunktion

Der nächste Schritt der technischen Entwicklung: Event-Apps bieten oft eingebaute Module für Live-Umfragen und -Abstimmungen. Die meisten Event-Apps lassen den Veranstalter Fragen anlegen – darunter verschiedene Fragetypen wie Multiple Choice, freies Textfeld oder Bewertung auf einer Skala – und das entweder im Voraus oder direkt vor Ort. Die Fragen können während oder nach einem Vortrag öffentlich angezeigt werden. Die Teilnehmer wählen dann ihre Antwort aus und schicken diese ab.

Q&A-Funktion in der Event-App

Genau wie Live-Umfragen und -Abstimmungen lässt sich nun auch ein Q&A in die Event-App integrieren. Viele Teilnehmer möchten gerne ihre Meinung einbringen, aber haben oft das Gefühl, dass ihre Stimme nicht gehört wird. Oder sie sind zu schüchtern, um sich zu äußern. Barrieren wie Schüchternheit hindern Menschen daran, sich Gehör zu verschaffen – und der Vortrag sowie sein Publikum kann nicht von deren Perspektive und Neugier profitieren.

Wenn Sie ein Q&A zu einer der Hauptfunktionen Ihrer Event-App machen, können Teilnehmer diese Hindernisse umgehen und ihre eigenen Fragen anonym stellen. Oft bieten Event-Apps zudem die Möglichkeit, dass Teilnehmer die interessantesten Fragen von anderen hochwählen können. Wenn jeder die Option hat, seine Fragen zu stellen, steigert das nicht nur die Interaktivität der Veranstaltung (und die Nutzung der Technologie), sondern erzeugt auch relevantere Inhalte und erhöht dadurch den empfundenen Mehrwert Ihres Events.

Live-Umfragen, -Abstimmungen und Q&A-Funktionen in der App haben den Vorteil, dass Sie keine zusätzlichen Geräte bereitstellen müssen. Sie müssen jedoch dafür sorgen, dass Teilnehmer die Event-App herunterladen, dass eine stabile WLAN-Verbindung herrscht, und dass Ihre Teilnehmer wissen, wo sie die Live-Umfragen und Abstimmungen in der App finden. Hierbei kann auch das Einblenden einer Short-URL auf einer Präsentationsfolie helfen. Um Interaktivität und Nutzungsraten zu steigern, informieren Sie Ihre Teilnehmer über die Funktionen der App und lassen Sie auch Ihre Referenten für die App werben.

Wie Sie Ihr Programm interaktiver gestalten

Die Q&A-Funktion in der App kann gemeinsam mit einem herumgehenden Mikrofon genutzt werden. Damit der Q&A-Teil nahtlos abläuft, kann der Moderator von Beginn an erste Fragen per App erhalten, ohne warten zu müssen, bis jemand die Hand hebt. Während die erste Frage beantwortet wird, kann ein Mitarbeiter feststellen, wer als nächstes das Mikrofon benutzen möchte und bei der folgenden Frage das Format entsprechend wechseln. Der Moderator kann dann diese Zeit wiederum nutzen, um eingereichte Fragen in der App durchzusehen und zu entscheiden, welche als nächstes vorgelesen wird.

Durch eine Kombination aus beiden Methoden gehen Sie sicher, dass Sie viele inhaltlich starke Fragen haben – und keine unangenehme Pausen entstehen, während Sie darauf warten, dass jemand sich eine Frage überlegt und dann das Mikrofon herübergereicht wird. Achten Sie immer darauf, dass Sie das Mikrofon selbst halten, anstatt es Teilnehmern zu geben. Dadurch bekommen Sie mehr Kontrolle über den Q&A-Teil des Vortrags.

Mit den richtigen Fragen zu umsetzbaren Erkenntnissen

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Event-App auch die Möglichkeit bietet, Abstimmungs- und Umfrageantworten zu moderieren. Alle Fragen, die Sie Ihrem Publikum stellen, müssen relevant sein. Und der Referent muss darauf vorbereitet sein, die Ergebnisse zu besprechen, je nachdem, wie das Publikum antwortet.

Wenn Sie die Q&A-Funktion Ihrer Event-App nutzen, sollten Fragen automatisch verborgen werden – und erst erscheinen, nachdem sie auf Relevanz und Angemessenheit überprüft wurden. Indem Teilnehmer von anderen gestellte Fragen hochwählen können, erfährt der Referent die brennenden Fragen des gesamten Publikums. So kann er oder sie sich ganz auf die Themen und Anmerkungen konzentrieren, die den meisten Leuten wichtig sind. Sollte die Zeit nicht reichen, um alle der Top-Fragen zu beantworten, kann man auf diese auch im Nachhinein per E-Mail eingehen.

Alle von der Event-App gesammelten Daten können dem Publikum sofort angezeigt werden. Teilen Sie Ergebnisse augenblicklich mit Ihrem Publikum, um es noch stärker einzubinden und Ihren Referenten umgehend Feedback zu geben. Außerdem können alle Einreichungen verwendet werden, um Inhalte für Ihre nächste Veranstaltung zu formulieren oder als Inspiration für einen Blogartikel bei einer Branchenpublikation zu dienen.

Live-Umfragen und Abstimmungen vermitteln Ihnen wertvolle Einblicke in Ihr Publikum. Aber Sie müssen auch die richtigen Fragen stellen, damit Ihre Daten zu umsetzbaren Erkenntnissen führen.

Diese Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre Fragen formulieren:

• Sprechen Sie die Sprache Ihrer Teilnehmer
• Fassen Sie sich kurz und fragen Sie nicht nach mehreren Aspekten gleichzeitig
• Bei Zahlen sollten sich die Antwortmöglichkeiten nicht überlappen: schreiben Sie also 10-20, 21-30, etc.
• Benutzen Sie ausgewogene Skalen
• Verzichten Sie auf Suggestivfragen
• Verwenden Sie keine Fachbegriffe
• Besinnen Sie sich auf Ihre Ziele

Die Top 3 der meistgestellten Fragetypen

1. Offene Fragen

• Stellen Sie offene Fragen, wo möglich
• Beispiele:
  • Welchen Einfluss hatte die Verwendung des Gruppenchats auf Ihr Eventerlebnis?
  • Was ist Ihre größte Herausforderung in Ihrem Arbeitsalltag?
  • Was gefiel Ihnen am besten an der verwendeten Technologie bei diesem Programmpunkt?

2. Multiple-Choice-Fragen

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, eine Antwort aus einer Liste von Möglichkeiten auszuwählen
• Beispiele:

• • Welche Funktion der Event-App fanden Sie am nützlichsten?

• • • Live-Abstimmungen
    • Eine Frage stellen
    • Feedback zu Programmpunkten
    • Veranstaltungsumfrage

3. Skala-Frage

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer, ihre Antwort auf einer Skala einzuordnen
• Beispiele:
  • Auf einer Skala von 1–5, wie sehr hat der Gruppenchat Ihr Eventerlebnis beeinflusst?
  • Auf einer Skala von 1–5, wie gut ist die Veranstaltung auf Ihre größte Herausforderung eingegangen?
  • Auf einer Skala von 1–5, wie würden Sie den Einsatz von Technologie bei diesem Programmpunkt bewerten?

Das Formulieren von effektiven Fragen ist sehr wichtig, um umsetzbare Erkenntnisse über Ihre Veranstaltung zu erlangen. Eine zusätzliche Herausforderung ist es jedoch, Abstimmungen und Umfragen erfolgreich vor Ort durchzuführen. Dabei ist besonders wichtig, dass Teilnehmer wissen, wie man bei einer Abstimmung oder Umfrage mitmacht.

Bewährte Praktiken für Teilnehmerbefragungs-Tools

Live-Umfragen

• Kündigen Sie zu Beginn des Vortrags an, dass es eine Live-Umfrage geben wird
• Fügen Sie eine Folie ein, die den Zugriff auf die Live-Umfrage Schritt für Schritt erläutert
• Lassen Sie den Referenten die Umfrage ankündigen und die Frage vorlesen
• Zeigen Sie auf einer Folie die Frage sowie die Antwortmöglichkeiten für die Abstimmung
• Geben Sie Teilnehmern genug Zeit, um ihre Geräte herauszuholen, die Frage zu lesen und ihre Antwort abzuschicken
• Wechseln Sie zur Live-Ergebnisseite und lassen Sie den Referenten die Ergebnisse analysieren

Q&A (oder „Eine Frage stellen“)

• Entscheiden Sie sich vor der Veranstaltung, wie die Moderation abläuft
• Sorgen Sie für die nötige Technologie (iPad für den Referenten, den Moderator etc.)
• Erklären Sie dem Referenten, wie „Eine Frage stellen“ funktioniert und geben Sie ihm oder ihr ein Skript für das Podium
• Zeigen Sie am Anfang des Vortrags auf einer Folie, wie das Einreichen von Fragen abläuft und blenden Sie diese Folie während der Q&A-Session ein

Feedback zu Programmpunkten

• Lassen Sie den Referenten am Ende des Vortrags darauf hinweisen, dass Teilnehmer per App ihr Feedback einreichen können
• Geben Sie den Teilnehmern 5 Minuten Zeit am Ende jedes Vortrags, um ihr Feedback abzugeben
• Teilen Sie hierfür eine Folienvorlage mit allen Referenten, die am Ende jeder Präsentation eingefügt wird

Veranstaltungsumfrage

• Erwähnen Sie in der Abschluss-Session, dass es eine Veranstaltungsumfrage in der App gibt
• Verschicken Sie nach Veranstaltungsende einen Link zur Umfrage – per E-Mail und/oder Pushnachricht in der Event-App
• Bei wiederkehrenden Events: Lassen Sie Ihre Teilnehmer merken, dass Sie Feedback ernstnehmen und umsetzen!

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