Event-Management-Plattformen: Wie Technologie das Erlebnis der Veranstaltungsplanung beeinflusst

Lernen Sie die Event-Management-Plattform Nr. 1 kennen, die Eventplanern viel Zeit und Aufwand beim Organisieren von Meetings und Veranstaltungen erspart.

Ich weiß noch genau, wie die Meeting- und Veranstaltungsbranche aussah, als wir EventMobi vor etwa 10 Jahren gründeten. Event-Apps waren die allerneuste technische Erfindung für Veranstaltungsplaner. Damals ließen Organisatoren sich nur schwer davon überzeugen, dass man Teilnehmer über ihre Mobilgeräte stärker in die Veranstaltung einbinden und so das gesamte Erlebnis deutlich beeinflussen konnte.

Es gab viele Bedenken. Wieviele Teilnehmer würden eine Event-App überhaupt nutzen? Welchen Einfluss könnte eine Event-App darauf haben, die Veranstaltung zu einem besseren Erlebnis zu machen? Wie sollen Teilnehmer die Veranstaltung genießen, wenn sie die ganze Zeit auf ihre Smartphones starren?

Springen wir 10 Jahre nach vorn. Heutzutage ist es fast unmöglich, die Teilnehmer davon abzuhalten, ihre Handys bei Live-Veranstaltungen zu benutzen. Die Verbreitung von Smartphones und anderen digitalen Geräten ist nicht folgenlos geblieben. Das Einbinden der Veranstaltungsteilnehmer über Social Media, Event-Apps, Live-Abstimmungen, Push-Benachrichtungen und andere erhältliche Apps ist heute nicht mehr nur ein nettes Extra für Veranstaltungsplaner. Es ist ein Muss.

Heute gilt die Verwendung von Event-Technologie quasi als Industriestandard und wird von Veranstaltungsteilnehmern erwartet. Es gibt jedoch eine große Herausforderung, über die niemand spricht. Damit meine ich die Gesamterfahrung, Veranstaltungen zu organisieren und die ständig wachsende Zahl an Event-Management-Software-Tools zu verwalten. Ganz zu schweigen von den Unmengen an wertvollen Veranstaltungsdaten, die generiert und konsumiert werden.

Im Jahr 2009 brauchte man Event-Management-Software im Grunde nur für eine Website, über die Teilnehmer sich registrieren konnten. Mit der gestiegenen Beliebtheit von Event-Apps und deren zahlreichen Funktionen haben Event-Vermarkter und -organisatoren jetzt ein neues Problem. Und zwar das Synchronisieren von Teilnehmerdaten und Veranstaltungsinformationen über verschiedene Event-Software-Tools hinweg, die jeweils von einem anderen Anbieter gebaut wurden.

Diese Event-Technologie-Explosion ist mittlerweile ein fester Bestandteil von jeder wichtigen Phase des Veranstaltungszyklus. Das gilt für die Event-Promotion und Verwaltung von Registrierungsinformationen über das Begeistern der Teilnehmer vor Ort und Sammeln von Feedback bis hin zum Auswerten der Veranstaltungsstatistiken. Laut einer Studie von Cramer und Event Marketer ist die Zahl an Event-Technologie-Anbietern von 144 im Jahr 2014 auf 245 im Jahr 2018 gestiegen. Das entspricht einem Wachstum von über 70% in nur vier Jahren!

Jetzt denken Sie vielleicht, ich als CEO einer Event-Software-Firma würde dafür werben, dass Veranstaltungsplaner MEHR Technologie einsetzen sollten. Ganz im Gegenteil! Die Ausbreitung von Veranstaltungs-Software erzeugt in Wirklichkeit große Probleme für Event-Organisatoren. Und zwar insbesondere im Hinblick darauf, wie sie ihre Zeit und Ressourcen verwenden – ob sie es wissen oder nicht.

In diesem Artikel kann ich hoffentlich aufzeigen, warum wir Event-Management-Software aus einer ganz neuen Perspektive betrachten sollten. Ihr Erlebnis als Veranstaltungsplaner beim Verwalten Ihrer Event-Technologie ist schließlich genauso wichtig wie das Erlebnis, das Sie für Ihre Teilnehmer erschaffen.

Ich freue mich außerdem sehr, endlich unsere neue offene Event-Management-Plattform vorzustellen. Mit dem Experience Manager wird die Veranstaltungsplanung smarter – denn alle Event-Technologie-Tools werden an einem Ort gebündelt. Vor fast 10 Jahren hat die Event-App von EventMobi das Teilnehmererlebnis und die Teilhabe vor Ort revolutioniert. Wir hoffen, dass der Experience Manager genauso revolutionär wirkt und grundlegend verändert, wie Event-Vermarkter und -organisatoren ihre Veranstaltungen planen und durchführen.

Die Zerreißprobe der Event-Technologie – wenn Tools nicht zusammenarbeiten

Schauen wir uns ganz nüchtern an, wie es derzeit läuft, wenn man seine eigene Event-Technologie zusammenstellen möchte. Sie gehen wahrscheinlich an diese Aufgabe heran, indem Sie verschiedene Funktionsbereiche von unterschiedlichen Anbietern abdecken lassen, je nachdem, was Sie brauchen. Dazu gehören beispielsweise Ihre Website, E-Mail-Marketing, Registrierung und Einchecken, eine Event-App, Teilnehmer-Tracking, Live-Abstimmungen und Software für Umfragen und Veranstaltungsstatistiken.

Generell neigen wir dazu, eine der folgenden zwei Möglichkeiten zu wählen. Entweder wir erwerben eine hochklassige Lösung, die kompliziert und teuer ist. Oder, wenn wir geringe Bedürfnisse haben, entscheiden wir uns für eine sehr einfache Option, die manchmal kostenlos oder sehr preisgünstig ist. In jedem Fall müssen Planer sich mit den folgenden Problemen herumplagen:

1. Es kostet eine Menge Zeit, einzelne Event-Software-Tools zu recherchieren und auszuwählen. Es erfordert eine Menge Recherche, Lesen von Informationen und Ausprobieren von Demos, bis man die richtige Software-Lösung für ein bestimmtes Problem findet. Das ist extrem zeitaufwändig. Ganz zu schweigen davon, dass vielleicht Mitarbeiter in anderen Abteilungen genau dasselbe tun!
2. Weniger Verhandlungsstärke. Wenn Sie einzelne Tools kaufen, können Sie nicht den Preis oder Funktionsumfang verhandeln, um zu sparen. Und wenn Sie sich für eine simple Event-App entscheiden, denken Sie daran: Man bekommt nur das, wofür man zahlt. Nichts ist ohne Grund kostenlos!
3. Es ist unfassbar aufwändig und zeitintensiv, die Benutzung so vieler einzelner Event-Software-Tools zu erlernen. Viele der führenden Lösungen wurden nicht für eine nutzerfreundliche Anwendung durch Veranstaltungsplaner entwickelt. Zum Beispiel sind viele Marketing-Automatisierungstools sehr komplex und der Einrichtungsvorgang verlangt Erfahrung in Marketingabläufen. Gleichzeitig gilt, dass auch simple Tools Zeit zum Lernen, Einrichten und Anpassen erfordern.
4. Schwierige Integration der Event-Management-Technologie. Wenn Sie dann Event-Software-Anbieter für alle Ihre Veranstaltungstools gewählt haben, möchten Sie wahrscheinlich Ihren Workflow vereinfachen. Dazu müssen Sie automatische Integrationen einrichten, um die Daten der einzelnen Tools miteinander zu synchronisieren. Das kann ein ziemliches Chaos werden. Oft brauchen Sie Hilfe von einzelnen Anbietern und technischen Mitarbeitern aus anderen Abteilungen. Einige Anbieter verlangen auch hohe Preise für Integrationen, damit Sie sich entschließen, deren gesamte Produktpalette zu nutzen.
5. Keine zentrale Sammelstelle für Veranstaltungsdaten. Auch, nachdem Sie Zeit in Event-Management-Integrationen investiert haben, sind Ihre Veranstaltungsdaten immer noch auf verschiedenen Plattformen beheimatet. Dadurch wird es schwieriger und zeitaufwändiger, Statistiken zu erstellen und auszuwerten. Sie müssen alle Event-Daten von Hand zusammenführen, um sich einen Gesamtüberblick vom Teilnehmererlebnis zu verschaffen. Da die Veranstaltungsdaten nicht an einem leicht zugänglichen zentralen Ort gesammelt werden, ist es äußerst schwer, diese auszuwerten und von Jahr zu Jahr oder von einer Veranstaltung zur nächsten zu vergleichen. Und noch dazu wird die Datenanalyse noch mühsamer, wenn Sie im nächsten Jahr den Anbieter wechseln sollten!

Das soll jedoch nicht heißen, dass Einzellösungen keinen Platz im Workflow eines Veranstalters haben. Je nach Ihren Events und organisatorischen Bedürfnissen kann das durchaus der Fall sein! Aber die Erfahrung, mit so vielen unterschiedlichen Produkten zu arbeiten und zu versuchen, sie alle miteinander zu verbinden, ist nicht ideal für Planer. Zumal sie ständig Gefahr laufen, dass Zeit und Ressourcen gekürzt werden. Nur sehr wenige Einzellösungen werden so entwickelt, dass sie sich gut mit anderen Technologien verbinden lassen und sich für Veranstalter eignen, die sich ein Event-Management-Ökosystem zusammenstellen möchten.

Der Mythos der integrierten Event-Management-Komplettlösung

Vielleicht denken Sie jetzt: „Also, wenn Einzellösungen so viele Ressourcen verschwenden, dann sind Software-Komplettlösungen die ultimative Antwort – oder?“

Es gibt zur Zeit nur sehr wenige umfassende und anpassbare Komplettlösungen auf dem Markt wie die EventMobi Experience Manager Plattform. Und die meisten anderen wurden auf der Basis von Technologien und Annahmen entwickelt, die nicht mehr zeitgemäß sind.

1. Der hohe Anschaffungspreis. Der Preis von Koloss-Lösungen, die „alles können“, kann sehr hoch sein – und damit oft unerreichbar für das Budget eines Veranstalters. Das macht es schwer für kleinere Veranstaltungen oder Firmen ohne abteilungsübergreifende Budgets, diese Ausgaben zu rechtfertigen. Ein höherer Preis bedeutet auch, dass größere Einkaufsteams beteiligt werden müssen. Das birgt das Risiko, dass es gar nicht zum Kauf kommt oder nicht in der notwendigen Zeit. Außerdem ist zu beachten, dass diese Lösungen normalerweise keine Auswahl von Funktionen „à la Carte“ erlauben. Sie müssen also für Tools und Funktionen zahlen, die Sie am Ende gar nicht benutzen.
2. Zusammengeflickte Backends und komplizierte Systeme. Bei vielen Event-Software-Komplettlösungen, die heute auf dem Markt sind, handelt es sich eigentlich um Gruppierungen von einzelnen Technologien, die von einer größeren Firma gekauft und mit schnellen APIs/Integrationen verbunden wurden. Das heißt, letztendlich brauchen Sie immer noch Training für jedes Tool, weil sie alle unterschiedlich funktionieren. Außerdem handelt es sich in der Regel um alte und komplizierte Systeme. Auch ist die Produktqualität oft nicht konsistent. Einige Produkte der Komplettlösungen sind komplex, andere hingegen sehr schlicht und wenig anpassbar, weil jedes Tool für ein unterschiedliches Publikum entwickelt wurde.
3. Ihre Daten werden gekidnappt. Einige Lösungen bieten APIs an. Damit können Sie Ihre Daten integrieren, sowie andere Tools, die Ihre Firma bereits verwendet. Es kommt aber häufig vor, dass Integrationen selbst innerhalb eines Komplettprodukts instabil und begrenzt sind. Außerdem bestrafen diese Produkte Sie oft für die Verwendung externer Tools von anderen Anbietern. Letztendlich müssen Sie dafür zahlen, auf Ihre eigenen Daten zuzugreifen, die in deren System gespeichert sind!

Offene Event-Management-Plattformen sind die Zukunft

Die Event-Management-Plattform der Zukunft bietet zuverlässige und erschwingliche Optionen für Veranstaltungen jeder Art und Größe. Die ideale Plattform sollte Folgendes anbieten:

• • • Verwaltung aller Veranstaltungstools in einem nahtlosen Backend. Dazu gehören Registrierung, E-Mail-Einladungen, Einchecken, Verwalten von Programmpunkten, Lead-Retrieval, Live-Streaming, Event-Apps, Networking, Push-Benachrichtigungen, Gamification, Live-Display, Abstimmungen, Umfragen und Statistiken. Auch wenn Veranstalter Produkte außerhalb des Portfolios ihres Anbieters verwenden wollen, sollten sie die Möglichkeit dazu haben.
    • Integration mit anderen Systemen, die die Organisation bereits benutzt, oder plant zu benutzen. Das erleichtert den Datentransfer zwischen den Systemen – ohne dass hohe Gebühren anfallen sollten.
    • Vereinte Daten für Reporte und Statistiken. So gewinnen Planer schnell Einblicke, wie Teilnehmer untereinander, mit Referenten oder mit Sponsoren interagieren – vor, während und nach der Veranstaltung.
    • Anpassbare Event-Software mit Auswahl von Funktionen „à la Carte“, flexiblem Design und Personalisierungsoptionen passend zum Branding. Und all das entsprechend der Größe des Events anpassbar.
    • Sicherheit, Verlässlichkeit und Skalierbarkeit. Wenn viel auf dem Spiel steht, ist eins unverzichtbar: dass die Plattform, die all das trägt, auf verlässlicher und skalierbarer Technologie aufgebaut ist.
    • Zusammenarbeit zwischen Teams. Events zu veranstalten ist ein Mannschaftssport. Es gibt mehrere Personen (oft aus unterschiedlichen Abteilungen), die verschiedene Teile der Plattform in unterschiedlichen Phasen der Veranstaltung nutzen. Es ist entscheidend, dass die Event-Management-Plattform gemeinsame Verwaltung und Zusammenarbeit zwischen mehreren Teammitgliedern ermöglicht.
    • Flexibilität für Unternehmen. Firmenveranstaltungen müssen nicht zwangsläufig groß und komplex sein. Manchmal sind sie klein und dafür zahlreich. Das heißt, Event-Management-Plattformen für Unternehmen müssen sich an eine Vielzahl verschiedener Eventtypen und -größen anpassen können. Das reicht von kleinen internen Mitarbeiterbesprechungen bis hin zu großen externen Nutzerkonferenzen. Nur wenn eine Plattform auch Ergebnisse und Informationen von mehreren Events über einen größeren Zeitraum zusammentragen kann, ist sie geeignet für Unternehmen.

Der EventMobi Experience Manager: die Event-Management-Plattform der Zukunft, schon heute verfügbar!

Vor etwa einem Jahr haben wir von EventMobi begonnen, still und leise an einer wahren Innovation zu arbeiten. Wir wollten eine Event-Management-Plattform für Veranstaltungsplaner bauen, die endlich die langersehnte Brücke zwischen kleineren Einzellösungen und zusammengeflickten Software-Komplettlösungen schlägt.

Heute veröffentlicht EventMobi die zweite Version dieses Produkts (nach langer Beta-Testing-Phase). Wir nennen es die Experience Manager Plattform. Diese offene Event-Management-Plattform basiert auf moderner, skalierbarer, zuverlässiger und sicherer Technologie. Wir haben ein Ziel: eine einzige, benutzerfreundliche Plattform für Eventplaner zu bieten, um Teilnehmern in jeder Phase des Veranstaltungszyklus ein unvergessliches Event-Erlebnis zu bescheren. Und zwar für jede Größe oder Art von Veranstaltung.

Innerhalb der Experience Manager Plattform können Sie sich aus unseren 12 Kernprodukten und hunderten Funktionen genau das aussuchen, was Sie brauchen. Die Plattform kann auch zusätzliche Anbieter integrieren, die Sie vielleicht für weitere Funktionen nutzen möchten. Und weil alles auf einer Plattform verwaltet wird, ist das Ganze leicht zu lernen und zu benutzen. Außerdem werden Ihre gesamten Veranstaltungsdaten auf einer Plattform zusammengeführt. So können Sie Ihre Daten schneller und aufschlussreicher auswerten.

Unsere langfristige Vision bei EventMobi: Wir möchten Organisationen mit der Experience Manager Plattform helfen, ihre Veranstaltungen nahtlos zu planen, vermarkten, verwalten, durchzuführen und auszuwerten. Wir sind sehr froh, den Experience Manager mit dem Rest der Welt zu teilen und freuen uns darauf, in Zukunft noch mehr Tools, Partnerschaften und Integrationen zu bauen und Planern ein noch besseres Event-Technologie-Erlebnis zu bescheren.

Wenn Sie sehen möchten, wie Sie ihren Workflow noch heute optimieren können, erfahren Sie hier mehr.

Wie Sie feststellen, ob Sie eine Event-Management-Plattform brauchen

Sind Sie bereit, auf eine neue Event-Management-Plattform wie den EventMobi Experience Manager umzusteigen? So finden Sie es heraus:

• Sie verwenden mehr als 5 einzelne Event-Technologie-Tools, um Ihre Teilnehmer vor, während oder nach der Veranstaltung zu erreichen.
• Sie benötigen beim Verwalten Ihrer Event-Technologie die Hilfe von mehr als einem anderen Team oder einer weiteren Abteilung in Ihrer Organisation, wie IT, Marketing, usw. 
• Sie können für die meisten Technologie-Plattformen, die sie für Veranstaltungen nutzen, keine Kosten verhandeln, weil Sie sich Lizenzen mit anderen Teams in Ihrer Organisation teilen.
• Ihre Event-Software-Tools sind nicht miteinander integriert.
• Sie müssen mehrere Statistiken von verschiedenen Tools präsentieren oder Ihre eigene Veranstaltungsauswertung aus getrennten Datenquellen erstellen, um die ROI zu belegen und den Erfolg Ihrer Veranstaltungsziele zu messen.
• Sie und/oder Ihr Technikteam haben Schwierigkeiten, alle Event-Tools zu erlernen und anzupassen, mit denen Sie Ihre Teilnehmer erreichen.

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