Fallstudie: CLHIA pusht Interaktion von Publikum und Sponsoren bei Onlinekonferenz
Über die CLHIA
Die Canadian Life and Health Insurance Association (CLHIA) ist der Interessenvertreter kanadischer Lebensversicherer und Krankenkassen. Ende 2020 veranstaltete der Verband eine große Onlinekonferenz zum Thema Vermögen und Ruhestand. Der Fokus lag darauf, die Vermögensmanagement-Abteilungen dieser Versicherungsunternehmen mit den neuesten relevanten Informationen zu wichtigen Trends und Themen zu versorgen, die die Branche neuerdings prägen.
Die Hauptzielgruppe waren Führungskräfte und weitere Beschäftigte der betreffenden Unternehmen. Die wichtigsten Sponsoren der Veranstaltung waren Firmen aus dem Bereich Daten sowie Datenanalyse und Softwareanbieter.
Die CSAE-Jahreshauptversammlung
Die CSAE-Jahreshauptversammlungen gehen immer im Oktober und jedes Mal in einer anderen kanadischen Stadt über die Bühne. Bei den dreitägigen Treffen steht vor allem thematische Weiterbildung im Mittelpunkt, die die Teilnehmer*innen befähigt, ihrer Führungsrolle in nicht gewinnorientiert arbeitenden Institutionen gerecht zu werden. Die Konferenzen verknüpfen Programmpunkte mit Vorträgen, Networking, Ausstellerstände sowie gesellige Abendveranstaltungen und richten sich an Vertreter*innen der mittleren und oberen Führungsebene sowie Dienstleister des Dritten Sektors.
Der Kopf hinter all dem Erfolg
Die Planung der Veranstaltung
„Es war die beste Entscheidung, bei der Plattform zu bleiben, mit der wir bereits vertraut waren“, verrät Cindy Smith.
Da Cindy Smith, Communications Manager bei der CLHIA, schon zuvor mit der EventMobi-Event-App gearbeitet hatte, brauchte sie gar nicht groß zu überlegen: Schnell waren die Würfel gefallen, unsere Onlineevent-Plattform für die Veranstaltungen zu nutzen, die 2020 und 2021 virtuell über die Bühne gingen. Ausschlaggebend war unter anderem, dass die Bedienung des intuitiven Backends bereits wie im Schlaf klappte.
„Mein Team kannte diese Software schon gut. Da wir noch nie Onlineveranstaltungen durchgeführt hatten und uns hinsichtlich der Herangehensweise noch nicht ganz im Klaren waren, steht fest: Es war die beste Entscheidung, bei der Plattform zu bleiben, mit der wir bereits vertraut waren.“
– Cindy Smith
Die heiße Phase vor dem Startschuss
Cindy Smith beschreibt die Onlineevent-Plattform als außerordentlich nutzerfreundlich, sowohl für sie selbst als auch für ihr Team: „Ich habe schon verschiedene Backend-Systeme sehr intensiv genutzt, und das hier ist eines der intuitivsten Contentmanagement-Systeme, das ich aus eigener Erfahrung kenne.“
Außerdem, so berichtet sie, konnte sie dank der einfachen Bedienbarkeit bei der Teamorganisation Zeit sparen, während die Veranstaltungsplanungen liefen. „Ich musste meinen Leuten die Bedienung nicht erklären. Ob sie nur ein wenig oder auch gar nicht so technikaffin waren: Alle kamen von selbst damit zurecht.“
„Soma hat immer noch eine Schippe draufgelegt.“
– Cindy Smith
Bemerkenswert findet die CLHIA-Ansprechpartnerin auch das Engagement von EventMobis Event Success Manager Soma Su. Sie übertraf alle Erwartungen bei der Einweisung der Referent*innen und bei Coaching-Sessions, die alles Wissenswerte für reibungslose und professionelle Präsentationen abdeckten.
Dank dieser systematischen Vorbereitung waren alle Referent*innen:
- mit der Software und auch mit dem Spiegeleffekt vertraut, zu dem es kommt, wenn man in die Kamera blickt oder auf Elemente der Plattform zeigt.
- in die Terminologie eingewiesen, die es braucht, um Teilnehmer*innen zu spezifischen Elementen hinzuführen, etwa zum Chat oder zu Liveumfragen.
- bei ihrem Liveauftritt genauso gekleidet wie bei vorab aufgezeichneten Präsentationen und angemessen ausgeleuchtet, sodass die Wechsel zu Livefragerunden flüssig verliefen.
Wie die CLHIA mithilfe des Onlineevent-Portals die aktive Beteiligung ankurbelte
Eventportal-Highlights
Livestream-Übertragungen
Diese Streams kamen für Podiumsdiskussionen, für Präsentationen zu zentralen Neuigkeiten der Branche und für Schwerpunktthemen zum Tragen.
Gamification
Bevor sich die CSAE für EventMobi entschied, verschickte diese Institution ihre Evaluationsbögen per E-Die gute alte Schnitzeljagd, hier natürlich virtuell, animierte zum aktiven Mitmachen. Es ging dabei um Fragen zum Verband, zur Veranstaltung und zu den Sponsoren.
Virtuelle Sponsorenstände
An individuell gestalteten Ständen konnten die Geldgeber des Events ihr Marke und ihre Marketingmaterialien präsentieren.
Am Tag der Veranstaltung schickte Smith einige Highlights zur Einbindung des Publikums herum: „Wir veranstalteten ein Spiel, eine Schnitzeljagd, um die Teilnehmer*innen aktiv einzubeziehen, und tatsächlich brachten sich viele ein. Einige baten mich sogar um Tipps, wie sie die anderen Spieler*innen schlagen könnten.“
Zudem weist sie darauf hin, dass es ein Leichtes war, die Interaktion des Publikums mit den Sponsoren und ihren Beiträgen abzulesen. Ein Aspekt, der bei Präsenzveranstaltungen deutlich schwerer zu dokumentieren ist. „Unsere Sponsoren luden ihr Marketingmaterial hoch und die Nutzungsstatistiken zeigten schwarz auf weiß, wie oft darauf zugegriffen wurde.“
Auswertung der Veranstaltungserfolge
Kernergebnisse
„Ob es um das Design oder die Nutzung der Plattform ging – hier waren 100 % der Teilnehmer*innen dabei (was unsere Erwartungen übertraf) – oder darum, dass technisch wirklich nichts hakte: Alle gaben uns die Rückmeldung, dass alles einwandfrei lief.“
– Cindy Smith
Last, but not least: Die Verantwortliche aufseiten der CLHIA betont, wie stark sie sich bei allen Belangen vom EventMobi-Team unterstützt fühlte. „Wer auf eine ganz besondere Beziehung zu denen wert legt, die Schritt für Schritt unterstützen, der ist bei EventMobi in den besten Händen. Dort werden Fragen nicht einfach an lauter unterschiedliche Adressen weitergeleitet. Dort kümmert man sich um Sie.“
