Sponsoring bei virtuellen Events: So machen Sie Ihre Veranstaltung zu Geld
Sie möchten Sponsoring bei virtuellen Events oder hybriden Veranstaltungen einsetzen? Ihre Online-Veranstaltung durch Sponsoren zu monetarisieren, ist einfacher, als Sie denken! Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Online-Eventformat Ihren Sponsoren, Partnern und Ausstellern helfen kann, ihre Reichweite zu vergrößern und wertvolle Kontakte mit Ihren Teilnehmern zu knüpfen. Wir haben diesen praktischen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihren Partnern durch Eventtechnologie einen echten Mehrwert bieten, verschiedene Sponsoring-Stufen erstellen und Ihr nächstes hybrides oder virtuelles Event erfolgreich zu Geld machen können!
Grundlagen des Sponsoring bei virtuellen Events
Wenn Sie bereits Eventtechnologie genutzt haben, kennen Sie vielleicht schon einige der Fuktionen, um Ihre Sponsoren und Aussteller zu präsentieren und Ihren Sponsoring-Paketen einen Mehrwert zu verleihen.
Egal, ob es sich um ein hybrides oder komplett virtuelles Event handelt – es gibt unzählige spannende Möglichkeiten, um alle beteiligten Unternehmen in Szene zu setzen und ihren Beitrag hervorzuheben.
Sponsorenprofile & Gruppen
Unternehmensprofile stellen eine klassische Methode dar, um alle Ihre Sponsoren, Aussteller oder Partner in einem organisierten Verzeichnis anzuzeigen. Diese Profile ermöglichen es den Teilnehmern, jedes Unternehmen sowie die angebotenen Produkte und Dienstleistungen näher kennen zu lernen. Achten Sie darauf, zusätzliche Informationen – wie z.B. die Kontaktdaten bestimmter Ansprechpartner – anzugeben, damit Ihre Teilnehmer während oder nach Ihrer Veranstaltung problemlos Kontakt aufnehmen können.
Mit Unternehmensgruppen können Sie Ihre Unternehmensprofile in Module oder Kategorien gliedern. So können Sie Unternehmen je nach dem Grad der Beteiligung an Ihrer Veranstaltung hervorheben. Verwenden Sie Gruppen, um verschiedene Sponsoren- und Ausstellerlisten zu erstellen, Sponsoring-Stufen anzuzeigen oder eine leichtere Navigation in Unternehmensmodulen zu ermöglichen – z.B. durch Sortierung in Kategorien nach Branche oder Produkt.
Sponsoren-Bannerwerbung
Banner bieten Ihren Top-Sponsoren oder -Ausstellern eine sehr hohe Sichtbarkeit. Diese Anzeigen können im Eventmenü und anderen Bereichen in Ihrem virtuellen Eventportal platziert werden, die besonders oft aufgerufen werden.
Banner-Anzeigen ermöglichen es Ihren Sponsoren, ihre Marke visuell eindrucksvoll zu bewerben. Außerdem können Sponsoren die Teilnehmer so auf weitere Inhalte hinweisen, die sie mit ihnen teilen möchten. Banner-Anzeigen helfen Sponsoren zudem dabei, einfach den ROI zu messen, da die Aufrufe und Klicks gezählt werden.
Sponsoren-Widgets
Startbildschirm-Widgets ziehen die Aufmerksamkeit Ihrer Besucher auf sich, sobald diese Ihr virtuelles Eventportal öffnen. So können Ihre Teilnehmer einfach auf Unternehmensprofile oder virtuelle Ausstellerstände zugreifen (mehr dazu weiter unten!) und mehr Informationen erhalten.
Sie können den heiß begehrten Platz auf Ihrem Startbildschirm auch einzig für Ihren Hauptsponsor reservieren. Nicht nur können Sie dessen Logo in den Mittelpunkt stellen, sondern Sie können das Widget auch verwenden, um die Teilnehmer auf das Unternehmensprofil, den virtuellen Ausstellerstand oder die Website des Unternehmens weiterzuleiten.
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Helfen Sie, Beziehungen aufzubauen
Der Verkauf von Standfläche ist oft einer der Hauptfaktoren bei der Monetarisierung von klassischen Live-Events – und das ist auch bei Ihrer virtuellen oder hybriden Veranstaltung möglich! Unternehmen können jedoch Bedenken haben, wie sie bei einem Online-Veranstaltungsformat mit Ihren Teilnehmern Kontakte knüpfen können.
Auch wenn sie nicht in der Lage sind, Besucher persönlich zu treffen, können Aussteller bei Ihrer virtuellen oder hybriden Veranstaltung dennoch das gleiche Maß an Sichtbarkeit erreichen. Tatsächlich haben die meisten Online-Events eine deutlich größere Teilnehmerzahl als klassische Veranstaltungen, da Faktoren wie Reiseaufwand und Abwesenheit vom Büro bei einer Online-Teilnahme entfallen. Es kann tatsächlich sein, dass Ihre Aussteller bei Ihrem neuen Veranstaltungsformat von einer noch größeren Reichweite profitieren!
Virtuelle Ausstellerstände
Virtuelle Ausstellerstände können dieselben Ziele unterstützen, die Aussteller und Sponsoren bei Präsenzveranstaltungen anstreben. Ein aussagekräftiges Profil mit relevanten Informationen über das Unternehmen trägt dazu bei, Gespräche anzuregen.
Aussteller haben die Möglichkeit, auf ihrem virtuellen Stand Produktdemonstrationen oder Präsentationen über Livestreams oder vorab aufgezeichnete Videos vorzuführen. Über direkte Links können sie die Teilnehmer zu den von ihnen gesponserten Programmpunkten sowie Demos und 1:1-Meetings weiterleiten.
Gamification
Gamification ermutigt die Teilnehmer, sich auf Ihrem virtuellen Event mit bestimmten Sponsoren und Ausstellern zu vernetzen. Belohnen Sie die Spieler für den Besuch von Profilen, die Teilnahme an einer Demo oder ein virtuelles Treffen mit einem Unternehmensvertreter und lenken Sie so mehr Besucher zu den Ausstellerständen.
Wenn Sponsoren attraktive Preise für das Event-Spiel beisteuern, kann das die Teilnahme erhöhen und bei den Spielern für anhaltende Motivation und Begeisterung während der Veranstaltung sorgen.
Gesponserte Inhalte
Um Ihre Veranstaltung zu monetarisieren, können Sie Ihre Top-Sponsoren auch in die Programmpunkte, Aktivitäten und Inhalte in Ihrem virtuellen Eventportal einbeziehen. Mit dem richtigen Aktionsplan können Sie Unternehmen dabei helfen, sowohl das Markenbewusstsein zu fördern als auch Beziehungen zu Ihren Teilnehmern aufzubauen.
Gesponserte Ankündigungen sind ein einfacher Weg, um Ihren Top-Sponsoren Präsenz zu bieten. Beachten Sie auf jeden Fall, wie häufig diese verschickt werden – das Ziel sollte ein Handlungsaufruf sein (z.B. um virtuelle Stände zu besuchen oder an gesponserten Programmpunkten teilzunehmen), ohne die Teilnehmer mit unerwünschten Informationen zu überladen. Versuchen Sie, Ihre Ankündigungen gezielt an bestimmte Personengruppen oder sogar Einzelpersonen zu richten; so können Sie gesponserte Inhalte bei denjenigen bewerben, für die sie am relevantesten sind.
Gesponserte Umfragen können Ihren Hauptsponsoren helfen, wertvolle Daten für die Marktforschung und das Gewinnen von Leads zu sammeln. Um eine große Beteiligung bei Ihren Besuchern zu erreichen, schlagen wir vor, diese Option möglichst einer begrenzten Anzahl oder einem einzelnen Top-Sponsor vorzubehalten. Anreize wie z. B. Verlosungen unter den Teilnehmern der Umfrage wirken sich positiv auf die Antwortrate aus.
Gesponserte Programmpunkte bringen Ihre Top-Sponsoren mit ihrem idealen Publikum zusammen. Je nach Ihrem Veranstaltungsprogramm können Sie Ihre Sponsoren auf zwei Arten einbeziehen:
- Erlauben Sie Unternehmen, bestehende Programmpunkte zu sponsern, die für ihre Produkte oder Dienstleistungen relevant sind.
- Etablieren Sie Ihren Sponsor als Branchenexperten und lassen Sie ihn Vorträge oder Podiumsdiskussionen veranstalten, die sich mit den aktuellen Trends, Fragen oder Themen im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung befassen.
Ähnlich wie gesponserte Programmpunkte bieten gesponserte Aktivitäten Ihren Sponsoren Zeit und Raum, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen. Bieten Sie am besten eine Kombination aus selbstgesteuerten und strukturierten Aktivitäten an, aus denen Ihre Teilnehmer wählen können. Einige Aktivitäten, die Sie für Ihr virtuelles Event in Betracht ziehen können:
- On-Demand-Inhalte von Sponsoren, die die Teilnehmer sich ansehen können, wenn sie freie Zeit in ihrem Terminkalender haben.
- Gesponserte Mittagessen, bei denen die Teilnehmer entweder Essen nach Hause geliefert bekommen oder einen Gutschein für ihre bevorzugte Liefer-App erhalten.
- Einbeziehung sozialer Medien mit Diskussionen, Feeds, Hashtags und/oder eigens erstellten Filtern.
- VIP-Meet & Greets, die von Top-Sponsoren gesponsert oder moderiert werden.
Werbegeschenke und Preise
Werbegeschenke und Preise sind bei Teilnehmern immer beliebt. Warum also nicht die Gelegenheit nutzen, um bei Ihrer Veranstaltung zusätzliche Einnahmen zu erzielen – und gleichzeitig die Unternehmen zu präsentieren, die es möglich machen?
In Ihrem virtuellen Eventportal stehen viele interaktive Funktionen zur Verfügung, die mit Preisen für bestimmte Aktivitäten verknüpft werden können, wie z.B:
- Teilnahme an einer Verlosung, bei der entweder ein einziger Preis von Ihrem Top-Sponsor gestiftet wird, oder eine Reihe von Preisen von verschiedenen Sponsoren beigesteuert wird.
- Teilnahme an einer gesponserten Umfrage, bei der das Unternehmen nützliche Daten von den Teilnehmern sammeln kann.
- Abschließen von Gamification-Aufgaben, bei denen sich die Teilnehmer virtuell mit bestimmten Sponsoren treffen und mehr über deren Produkte und Dienstleistungen erfahren.
Obwohl das Anbieten von Werbeartikeln bei einem Online-Veranstaltungsformat schwieriger sein kann, ist es keineswegs unmöglich! Mit genügend Zeit und Planung können Sie großartige Pakete erstellen – sowohl physisch als auch virtuell –, die Ihre Teilnehmer begeistern werden. Wenn Ihnen der logistische Aufwand zu groß erscheint, nutzen Sie einfach einen externen Partner!
Unternehmen wie SwagUp können Ihnen bei der Zusammenstellung und Lieferung von individuell gestalteten, gesponserten Goodie-Bags helfen. Je nach Größe und Budget Ihrer Veranstaltung können Sie diese vor der Veranstaltung an alle Teilnehmer liefern lassen oder nach der Veranstaltung Premium-Geschenkboxen an die Gewinner versenden!
Ein paar originelle Ideen für Werbegeschenke bei Ihrem virtuellen Event:
- Liefern Sie den Teilnehmern ein paar Tage vor der Veranstaltung eine physische Geschenkbox, um Vorfreude zu erzeugen, Ihr Veranstaltungsthema zu unterstreichen und – was am wichtigsten ist – zu zeigen, wer die Hauptsponsoren sind.
- Versenden Sie virtuelle oder physische Gutscheine, die die Teilnehmer für Produkte und Dienstleistungen Ihrer Sponsoren einlösen können. Während die Teilnehmer von einem tollen Angebot profitieren, generieren Ihre Sponsoren direkt durch die Veranstaltung zusätzliche Verkäufe und Einnahmen.
- Bitten Sie Ihre Top-Sponsoren um einen Beitrag zu den Nachhaltigkeits-Initiativen Ihres Unternehmens, z. B. eine Baumspende über PRIMA KLIMA e.V.
- Schlagen Sie Ihren Sponsoren vor, ein Stipendium anzubieten oder für bestehende Stipendien zu spenden, die mit der Branche und den Themen Ihrer Veranstaltung zusammenhängen. Das kann ganz einfach so aussehen, dass Ihr Sponsor ein Gratisticket zur Konferenz im nächsten Jahr spendiert – oder längerfristige Fonds und Programme unterstützt, die bei der Ausbildung und Förderung der nächsten Generation von Führungskräften helfen.
Sponsoring von Video-Inhalten
Wenn Sie statt einem einfachen Online-Meeting auf eine Produktion in TV-Qualität mit professionellen und ausgefeilten Videos setzen, wird sich das positiv auf das Gesamterlebnis Ihrer Veranstaltung auswirken. Das gilt nicht nur für das Teilnehmererlebnis, sondern es ergeben sich auch spannende neue Möglichkeiten, Ihre virtuelle oder hybride Veranstaltung zu monetarisieren!
Ihre Video-Inhalte – ob Livestreams oder vorab aufgezeichnete Videos – bieten Ihren Sponsoren eine hervorragende Gelegenheit, die Markenbekanntheit zu steigern. Arbeiten Sie mit einem Produktionsteam zusammen, um visuell hochwertige Sponsoreninhalte einzufügen, die garantiert die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer erregen.
Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihre Sponsoren in Online-Programmpunkte einbeziehen:
- Spielen Sie ein Werbevideo ab, während die Teilnehmer sich verbinden und auf den Beginn des Programmpunkts warten.
- Fügen Sie ein Banner oder Wasserzeichen in das Video ein, um hervorzuheben, wer die Sitzung sponsert oder moderiert. Diese können wiederholt eingeblendet oder dauerhaft angezeigt werden.
- Fügen Sie das Logo Ihres Sponsors in die Zwischentitel und Übergänge während des Programmpunkts ein.
- Fügen Sie gesponserte Pausen ein, in denen dem Publikum ein Logo oder ein kurzes Werbevideo gezeigt wird.
- Erstellen Sie eigene Hintergründe mit dem Logo Ihres Sponsors, die von Moderatoren und Referenten während ihrer Programmpunkte verwendet werden können.
Erstellen Sie Sponsoring-Stufen
Eine der beliebtesten und einfachsten Methoden für Event-Sponsoring sind Sponsoring-Pakete und -Stufen. Diese enthalten jeweils unterschiedliche Optionen, wie Unternehmen bei Ihrer Veranstaltung beworben werden können. Abgestufte Sponsoringpakete sind eine der einfachsten Möglichkeiten, um Ihr hybrides oder virtuelles Event zu Geld zu machen.
Verwenden Sie Sponsoring-Stufen, um die Höhe der Beteiligung eines Sponsors anzugeben. Für den größten Grad an Sichtbarkeit können Sie einen entsprechend hohen Preis ansetzen. Pakete und Stufen sind nicht nur nützlich, um eine Vereinbarung zu treffen und die Erwartungen entsprechend festzulegen. Sie helfen Ihren Sponsoren auch dabei, zu verstehen, welchen ROI sie bei den angebotenen Optionen erwarten können.
Es gibt keine Einheitslösung dafür, solche Stufen zu erstellen und Preise für das Sponsoring Ihrer virtuellen Veranstaltung festzulegen. Dabei sind viele Variablen zu berücksichtigen, deshalb möchten wir das Ganze hier in ein paar einfache Schritte aufgliedern:
- Bestimmen Sie den Gesamtbetrag der Einnahmen, die Sie durch Sponsoring erhalten möchten.
- Erstellen Sie eine Liste von Methoden, wie Sie Unternehmen auf der Veranstaltung bewerben wollen.
- Organisieren Sie Ihre Werbemöglichkeiten in drei Hauptkategorien: niedrige, mittlere und hohe Sichtbarkeit.
- Entscheiden Sie anhand dieser Informationen, wie viele Stufen Sie anbieten möchten (d.h. entscheiden Sie sich für Platin-, Gold-, Silber- und Bronzestufen oder konzentrieren Sie sich auf einen Hauptsponsor und ein paar kleinere Sponsoringmöglichkeiten).
- Teilen Sie Ihre Werbemöglichkeiten auf die Stufen auf, je nach dem Grad der Sichtbarkeit (und dem Mehrwert), den die Unternehmen dadurch erhalten werden.
- Berechnen Sie einen Preis für jede Stufe unter Berücksichtigung der folgenden Faktoren:
- Die Höhe der Sichtbarkeit, den die jeweilige Stufe bietet.
- Die Anzahl der Unternehmen, die Sie innerhalb einer Stufe unterstützen können (d.h. höhere Stufen erfordern ein höheres Maß an Sichtbarkeit und sollten daher auf eine bestimmte Anzahl von Unternehmen beschränkt werden).
- Welche Einnahmeziele Sie für Sponsoring festgelegt haben
Platin
| Virtueller Stand mit anschließender Auswertung |
| 2 Banner-Anzeigen im virtuellen Eventportal |
| 2 gesponserte Programmpunkte |
| 5 Gamification-Aufgaben |
| 3 gesponserte Ankündigungen |
| Gesponserte Umfrage |
| VIP-Meet & Greet |
| Logo auf Event-Website, Startbildschirm des virtuellen Eventportals, Werbegeschenken |
Gold
| Virtueller Stand mit anschließender Auswertung |
| 1 Banner-Anzeige im virtuellen Eventportal |
| 1 gesponserter Programmpunkt |
| 3 Gamification-Aufgaben |
| 1 gesponserte Ankündigung |
| Logo auf Event-Website, Werbegeschenken |
Silber
| Virtueller Stand mit anschließender Auswertung |
| 1 Banner-Anzeige im virtuellen Eventportal |
| 2 Gamification-Aufgaben |
| Logo auf Event-Website |
Bronze
| Virtueller Stand |
| 1 Gamification-Aufgabe |
| Logo auf Event-Website |
Bei der Erstellung Ihrer Sponsoring-Stufen ist es ebenfalls wichtig, zu berücksichtigen, wann jeder Sponsor beworben wird. Berücksichtigen Sie die Häufigkeit und Dauer der Werbemöglichkeiten – vor der Veranstaltung, währenddessen und sogar nach der Veranstaltung. So können sich ggf. neue Möglichkeiten ergeben, Ihr virtuelles oder hybrides Event zu Geld zu machen.
A-la-Carte-Optionen können den Sponsoren zusätzlichen Mehrwert bieten. Hierbei können sie selbst auswählen, wie sie sich beteiligen wollen und welche Art von Werbung sie während der Veranstaltung erhaltenn. Als Veranstalter können Sie bestimmte Leistungen anbieten, die Unternehmen zu den bestehenden Paketen hinzufügen können, oder Sie können eine flexible Liste von Möglichkeiten anbieten, so dass jeder sein eigenes maßgeschneidertes Sponsoringpaket zusammenstellen kann.
A-la-Carte-Optionen
- Virtueller Ausstellerstand
- Eintrag im Unternehmensverzeichnis
- Gesponserter Programmpunkt
- Gesponserte Ankündigung
- Gamification-Aufgabe
- Erwähnung in sozialen Medien
- VIP-Meet & Greet
- Gesponsertes Mittagessen
- Gesponserter Preis
- Werbegeschenk
- Beitrag zu Nachhaltigkeits-Programmen des Veranstalters
- Spende für Stipendium
Jetzt kennen Sie also die vielen Möglichkeiten, wie Sie Ihre Sponsoren, Partner und Aussteller auf Ihrer virtuellen oder hybriden Veranstaltung präsentieren können. Bestimmt haben Sie dadurch ein besseres Bewusstsein für den Mehrwert und ROI gewonnen, den Ihre Veranstaltung bieten kann. Durch die Nutzung von Eventtechnologie, großartiger Videoproduktion und originellen Extras wie überraschenden Werbegeschenken wird Ihr nächstes Online-Event garantiert viel mehr als nur ein weiteres Webinar sein!
