Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen? 2023 richtig entscheiden
Veranstaltungen zu planen, kann heutzutage wie eine Wissenschaft für sich wirken. So viel Flexibilität hinsichtlich möglicher Eventformate gab es noch nie. Eine Qual der Wahl also?
Sie können Ihr Event ganz traditionell an einem festen Standort aufziehen, mit guter Unterhaltung, tollen Referent*innen und persönlichen Treffen.
Sie können alles ausnahmslos im virtuellen Raum ansetzen und ein riesiges Publikum erreichen (und Kosten sparen).
Sie können aber auch eine Hybridveranstaltung auf die Beine stellen, die das Beste aus beiden Welten kombiniert, also die Vorzüge von Online- und die von Präsenzveranstaltungen.
Doch wonach gehen Sie bei Ihrer Entscheidung für eines der vielen Formate?
Um dies zu beantworten, holen wir Lori D’Agostino ins Boot. Denn sie hat jahrelange Erfahrung als Eventmanagerin für Veranstaltungen unterschiedlichster Art. Sie empfiehlt, sich bei der Wahl eines Formats für einen bestimmten Anlass mit den jeweiligen Zielsetzungen an vier zentralen Fragen zu orientieren.
Frage 1: Ist es sicher und unkompliziert, eine Präsenzveranstaltung durchzuführen?
Online- und Hybridveranstaltungen werden seit einigen Jahren immer beliebter. Das liegt vor allem daran, dass man damit sehr flexibel ist. Bei reinen Online- wie auch bei Hybridevents können Reisebeschränkungen, Unwetter und andere plötzliche Widrigkeiten Ihnen keinen Strich durch die Rechnung machen. In solchen Fällen können Ihre Teilnehmer*innen sich ganz einfach von zu Hause zuschalten, um der Übertragung zu folgen und um sich auch aktiv einzubringen. Eine gute Eventplattform macht es Ihnen leicht, Vor-Ort-Programmpunkte in die virtuelle Sphäre zu verlegen, ohne dass dies große Brüche mit sich bringen würde.
Reine Präsenzveranstaltungen sind eher ein Wagnis. Wird die Anreise plötzlich unmöglich, kommen mühsame und kostspielige Veränderungen am Terminplan auf Sie zu, auch wenn Sie schon Monate in die sorgfältige Planung investiert haben.
Wenn allerdings all Ihre Teilnehmer*innen aus der näheren Umgebung kommen oder wenn es um ein Event in kleinem Rahmen geht, fällt dieses Risiko sicherlich nicht sonderlich ins Gewicht.
Hybride Veranstaltungen planen: erfolgreich in 9 Schritten
Frage 2: Funktionieren bestimmte Elemente des Events live am besten?
Die Art Ihrer Veranstaltung spielt eine große Rolle bei der Entscheidung, ob ein Präsenz-, ein Online- oder ein Hybridformat die beste Wahl ist.
Manch ein Anlass lebt von der persönlichen Anwesenheit. Liveauftritte von Bands, Orchestern oder auch Theaterensembles entfalten erst ihren Zauber, wenn Publikum vor Ort ist und die Künstler*innen auf der Bühne die Reaktionen aus dem Publikum aufgreifen können.
Doch nicht nur in der Kulturbranche stehen und fallen Veranstaltungen mit Vor-Ort-Elementen. Wenn Sie beispielsweise ein großartiges Geschäftsjahr feiern und Beschäftigte aus Ihren Reihen ehren wollen, möchten viele sicherlich persönlich dabei sein, ein gemeinsames Essen genießen, die Auszeichnung selbst in Empfang nehmen und vielleicht auch den Abend mit Musik und Tanz ausklingen lassen.
Doch selbst bei Veranstaltungen wie diesen können Sie mit Hybridformaten zusätzlich Personen erreichen, die nicht vor Ort dabei sein können. Auch wenn es einem nicht bewusst ist: Im Grunde sind sogar die Oscar-Verleihungen Hybridevents. Ein Teil der Gäste läuft über den roten Teppich, doch die größte Zahl sitzt zu Hause vor den Bildschirmen.
Mit anderen Worten: Hybride Events geben Ihnen die Möglichkeit, sowohl alle Vorzüge von Präsenzveranstaltungen auszuspielen als auch viele Gäste einzubeziehen, die nicht physisch anwesend sein können.
Frage 3: Welches Budget ist für die Veranstaltung verfügbar?
Die Frage nach dem Budget und den Kosten ist nicht zu unterschätzen. Auch sie kann den Ausschlag dafür geben, ob Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen die beste Option sind.
Vor-Ort-Veranstaltungen sind meist teurer als die anderen Formen. Es fallen Kosten für die Räumlichkeiten, für die Unterbringung der Teilnehmer*innen, für das Catering und für die Ausstattung an.
Wird die gesamte Veranstaltung virtuell inszeniert, fallen diese Kostenpunkte nicht an. Hierbei lassen sich für deutlich weniger Geld fesselnde Programmpunkte präsentieren.
Demgegenüber können Sie mit hybriden Veranstaltungen Ausgaben reduzieren und dennoch mit Vor-Ort-Erlebnissen locken.
Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen versammelt nur Führungskräfte der obersten Ebene zu einem Treffen vor Ort, gibt aber zugleich anderen Beschäftigten die Gelegenheit zur interaktiven Onlineteilnahme, und zwar über eine Hybridevent-App.
Frage 4: Wie wichtig ist es, mit der Veranstaltung auch langfristig nutzbare Inhalte zu generieren?
Bei Online- und Hybridveranstaltungen verfügen Sie über die Option, alle Beiträge und Referate in Bild und Ton aufzuzeichnen. Das verschafft Ihnen eine Fülle an sogenanntem Evergreen-Content, also an Material, das Sie auch künftig immer wieder einsetzen können.
Mit der Hybridevent-Plattform von EventMobi ist es tatsächlich ein Leichtes, eine Bibliothek mit Evergreen-Content zu erstellen, auf die alle zugreifen können, die etwas verpasst haben oder Präsentationen wiederholt sehen möchten. Sie können die Aufnahmen auch für Ihr Marketing und als Werbung für Ihre nächste Veranstaltung nutzen
Reine Präsenzveranstaltungen können für großartige Erinnerungen sorgen. Doch im Anschluss daran verfügen Sie nicht über weiterhin verwertbaren, wertvollen Content. Wenn Sie nun überlegen, Ihre Liveveranstaltung aufzuzeichnen, braucht es nur wenig mehr, und schon können Sie Ihr Event live streamen und somit ein viel größeres Publikum für sich gewinnen.
Bei der Planung von Veranstaltungen haben Sie vieles zu beachten. Schon früh sollten Sie dabei klären, welche Art von Erlebnis Sie anbieten möchten. Wenn Sie die obigen Fragen abwägen, wird Ihnen dies die Entscheidung erleichtern, ob Präsenz-, Online- oder aber Hybridveranstaltungen 2022 bei Ihnen auf dem Programm stehen.
