Event-Check-in-App: wie Sie das Gästeerlebnis beim Einlass aufwerten
Einer der relevanten Faktoren für einen reibungslosen, beeindruckenden Einlass bei Ihrer Veranstaltung ist vor allem die von Ihnen verwendete Event-Check-in-App.
Worum es geht
Es ist eine Binsenweisheit: Der erste Eindruck zählt. Doch was bedeutet dies für Veranstaltungsplaner*innen? Laut Forbes haben Unternehmen nur sieben Sekunden, um einen überzeugenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Kurz und schmerzlos sozusagen. Für Ihre Veranstaltungen heißt dies, dass Ihre Teilnehmer*innen sich in weniger als zehn Sekunden eine Meinung bilden. Und wo verbringen sie diese Zeit bei Events in vielen Fällen? Häufig beim Schlangestehen an der Badge-Ausgabe. In dieser Zeit haben sie noch keinen Zugang zu Inhalten, Verbindungen und Erlebnissen, die Sie eigens gestaltet haben, kommen allerdings schon zu einem Urteil über Ihr Event.
Das Wie des Eincheckens spielt eine große Rolle. Stellen Sie sich vor, Sie treffen an einem Veranstaltungsort ein, finden jedoch keinen klaren Hinweis zum Einlass, werden von wenig entgegenkommendem Personal abgefertigt und kommen beim Schlangestehen so gut wie nicht vom Fleck. Sie ahnen es: Unabhängig von der Größe Ihres Events würde ein zäher oder gar chaotischer Anmeldeprozess den Gesamteindruck Ihrer Gäste negativ prägen. Eine flüssige Anmeldung ist also ein Muss. Sie beginnt mit der Entscheidung für die richtige App.
In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie Ihnen reibungslose Check-ins gelingen. Und zwar, indem Sie sich die Brille Ihrer Gäste aufsetzen, Ihr Augenmerk auf das Vermeiden von Warteschlangen richten und die so wichtige Check-in-Software auswählen.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gäste
Wenn Sie Ihre Veranstaltung konzipieren, sollten Sie unbedingt auch von der Veranstalter- zur Teilnehmerperspektive wechseln. Überlegen Sie, von wo Ihre Gäste anreisen, wie sie bei Ihrem Event eintreffen und wie sie zuerst mit Ihrem Angebot in Kontakt kommen. Dieses kleine Gedankenspiel ist essenziell für großartige Teilnehmererlebnisse. So können Sie herausfinden, was zwar selbstverständlich wirken mag, aber bei der Planung und Organisation schnell übersehen wird.
Ein Beispiel: Im Winter reisen Gäste für gewöhnlich mit mehr Kleidungsschichten an als im Sommer. Überlegen Sie also, wie sich das Eintreffen am Anmeldeschalter damit anfühlt, wie die Teilnehmer*innen zu ihren Badges kommen und wo sie obendrein ein Goodie-Bag sowie ein Willkommensgetränk in die Hand gedrückt bekommen. Eventplaner*innen können in diesem Zusammenhang damit punkten, dass sie eine Garderobe noch vor dem Check-in-Schalter einrichten. Alternativ bietet es sich an, einen Sammelpunkt für das Veranstaltungsprogramm und die verschiedenen Utensilien im Anschluss an die Abholung der Namensschilder einzurichten. Diese vermeintlichen Nebensächlichkeiten können einen enormen Einfluss darauf haben, wie der erste Eindruck auf Ihr Publikum ist.
Häufig übersehen, aber ebenfalls entscheidend: die Art der Begrüßung. Es kann einen echten Unterschied machen, Teilnehmer*innen im Stehen zu begrüßen, statt hinter einem Schalter sitzend, denn dabei stellt sich ein Gefühl ein, bei jemandem zu Hause willkommen zu sein. Und das Abstandhalten ist auch hierbei möglich, wenn Hygiene besonders hohe Priorität hat.
Wenden Sie lange Warteschlangen ab
Gut 20 Prozent aller Gäste nennen Schlangestehen als stärksten Grund für Frustration bei der Teilnahme an Veranstaltungen (UFI, 2019). Nicht immer lassen sich Warteschlangen völlig vermeiden, doch mit sorgfältiger Planung können Sie sie immerhin auf ein Minimum reduzieren – zum Beispiel, indem Sie unterschiedliche Ticketarten anbieten.
„Vor Kurzem hatte ich ein Event mit über 1.000 Gästen zu organisieren, und ich wollte Möglichkeiten nutzen, lange Schlangen beim Einlass zu umgehen. Zu diesem Zweck habe ich die Ankunft der Gäste nach Ticketkategorie gestaffelt. Zuerst haben wir die allerwichtigsten der VIPs willkommen geheißen, denen wir das frühe Eintreffen mit kostenlosem Frühstücksprogramm inklusive Keynote-Vortrag zum Einstieg in den Tag schmackhaft gemacht hatten. Dann kamen die übrigen VIPs. Sie erhielten Zugang zu einer exklusiven Lounge, wo sie bereits vorab netzwerken konnten. Anschließend wurden die weiteren Ticketinhaber begrüßt. Außerdem hatten wir eine bestimmte Einlasszeit für Nachmittagsgäste festgelegt, die Workshops und Vorträge in der zweiten Tageshälfte besuchten. Auf diesem Weg konnten wir lange Schlangen vermeiden und unseren Gästen zugleich etwas besonders Wertvolles bieten.“
– Lori D’Agostino, Senior Events Manager bei EventMobi
Wenn verschiedene Ticketkategorien für Ihren Anlass nicht in Betracht kommen, können Sie die Registrierung auch auflockern, indem Sie am Abend vor der Hauptveranstaltung eine Begrüßungsparty steigen lassen. Laden Sie Ihre Gäste ein, schon an diesem Abend zu netzwerken, und nutzen Sie die Gelegenheit für bequeme Check-ins.
Für den Fall, dass sich bei Ihrer Veranstaltung trotz allem längere Schlangen bilden, sollten Sie überlegen, wie Sie Ihre wartenden Gäste bei Laune halten können. Bei der Comic-Con zum Beispiel kommt es grundsätzlich zu langen Reihen wartender Besucher*innen, doch die Wartezeit wird für alle als Erlebnis gestaltet. Cosplay-Figuren interagieren hier mit den Wartenden und sorgen so für einzigartige, unterhaltsame Social-Media-Momente vor dem eigentlichen Event. Verlegen Sie das Showprogramm einfach aus dem großen Saal oder Konferenzraum ins Foyer. Erfreuen Sie Ihre Gäste mit dem Liveauftritt eines Streichquartetts, während Ihr Team (oder Ihre Sponsoren) Begrüßungsgetränke für die Wartenden ausschenken. Überlegen Sie, was zu Ihrer Veranstaltung passt und was Ihrem Publikum gefallen könnte.
Setzen Sie auf die ideale Event-Check-in-App
Die Technologie, die Sie nutzen, beeinflusst das Tempo Ihrer Anmeldeprozedur stark. Tabellen und ausgedruckte Listen verlangen Ihren Mitarbeiter*innen beim Suchen der Namen viel Zeit ab, wobei die Schlangen schnell lang und länger werden. Mit der rechten Event-Check-in-App ist dieses Problem Vergangenheit. Derartige Apps sind perfekt für Planer*innen, die auf nahtlose, intuitive und unkomplizierte Anmeldeerlebnisse aus sind.
Mit einer Event-check-in-App wie der von EventMobi können Sie Ihren Check-in wie geschmiert laufen lassen, indem Sie:
- die Zahl der Dienstleister begrenzen, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen
- ohne ausgedruckte Tabellen und Teilnehmerlisten den Einlass abwickeln
- sperrige Vorrichtungen aus Laptop und Scannern am Einlass obsolet machen
- Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten einfacher denn je zusammentragen
EventMobi hat eine einfache, individualisierbare All-in-one-Event-Check-in-App für Sie, mit der Sie alle Aspekte Ihres Anmeldeerlebnisses locker im Griff haben. Mit der EventMobi-App läuft der Einlass wie von selbst, sodass Sie bei Ihren Gästen einen rundum positiven ersten Eindruck machen können. Die App lässt sich einfach aufs Smartphone laden und zeigt den individuellen QR-Code für diejenigen an, die das Scannen am Einlass übernehmen. Derselbe Code eignet sich auch zur Dokumentation der Teilnahme an einzelnen Programmpunkten, damit Weiterbildungszertifikate korrekt vergeben werden können.
Noch einmal in Kürze
Den ersten Eindruck von Ihrer Veranstaltung gewinnen die Teilnehmer*innen in der Regel beim Einchecken. Dabei stehen und fallen Ihre Kapazitäten für ein reibungsloses Erlebnis mit der Technologie, die Sie für Ihr Event hinzuziehen. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Event-Check-in-App darauf, dass sie Ihnen zu einem straffen, eleganten Einlass und zu weniger langen Warteschlangen verhilft. So behalten Ihre Teilnehmer*innen schon das Einchecken für Ihr Event in allerbester Erinnerung.
Quellen:
