Schneller Einlass für Ihre Gäste mit Event-Check-in-App: die besten Tipps
Kann eine Event-Check-in-App ausschlaggebender Faktor für den ersten Eindruck Ihrer Teilnehmer*innen sein? Und ob!
Mit ausgedruckten Listen und anspruchsvollen Scannern machen Sie sich den Check-in großer Teilnehmerzahlen unnötig schwer. Wussten Sie, dass Sie stattdessen mittlerweile Tablets und Smartphones, die ohnehin jederzeit griffbereit sind, für effizientes Einchecken (und Auschecken) der Gäste Ihres Events nutzen können? In Kombination mit der richtigen Event-Check-in-App ist es ein Leichtes, eine schnelle Registrierung und einen schnellen Check-in-Ablauf für Ihre Teilnehmenden zu schaffen.
Dieser Artikel beleuchtet:
- wie Sie Ihr Einlassmanagement beschleunigen und verschlanken
- wie Sie Hardwarekosten senken
- wie Sie mit Check-in-Daten den ROI präziser denn je auswerten
Und wir haben auch noch einige Bonus-Tipps für Sie: Wir zeigen Ihnen in einem Video ganz konkret, wie Sie KI gezielt nutzen können, um wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Check-in-Daten herauszuholen.
Einlassmanagement beschleunigen und verschlanken
Was viele Gäste bei Konferenzen, Messen oder auch kostenlosen Veranstaltungen besonders frustriert, sind lange Warteschlangen am Einlass. Hat man es dann endlich bis zum Check-in-Schalter geschafft, kann man sich häufig über diesen Grund für das Schneckentempo wundern: Da arbeitet sich jemand durch lange Listen auf Papier hindurch, in denen jeder einzelne Name erst einmal gefunden werden will. Dies fällt wohl kaum ins Gewicht, wenn Sie eine Veranstaltung mit höchstens 50 Gästen planen. Doch mit zunehmender Teilnehmerzahl kann das Warten beim Einlass ziemlich für Unmut sorgen und Ihren Gästen einen unerfreulichen ersten Eindruck bescheren.
Planer*innen brauchen also einfach und schnell zu bedienende Check-in-Technologie, die den Besucher*innen im Handumdrehen den Weg zu den heiligen Hallen des Events freimacht, sodass das Erlebnis schon vor dem eigentlichen Beginn rundum positiv geprägt wird.
Die Eventmanagement-Software von EventMobi umfasst eine nutzerfreundliche Event-Check-in-App, mit der Sie das Einchecken bei Veranstaltungen wie auch einzelnen Programmpunkten unschlagbar schnell abwickeln. Sie scannen damit die Tickets bzw. Badges Ihrer Teilnehmer*innen im Vorbeigehen – mit dem iOS- oder Android-Gerät Ihrer Wahl. Dafür brauchen Sie nur die Kamera auf die individuellen QR-Codes der analogen oder digitalen Badges zu richten. (Digitale Badges lassen sich einfach über das jeweilige Teilnehmerprofil in der mobilen Event-App aufrufen.) Hinter den Codes sind alle Informationen hinterlegt, die im Moment des Check-ins vorliegen – einschließlich des Teilnehmertyps, sodass Ihr Check-in-Personal schnell zwischen Gästen mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen unterscheiden kann. So können beispielsweise Redner*innen vor ihrer Präsentation in den Backstage-Bereich geleitet werden, ohne dass sie ihre Rolle erklären müssen. Ebenso sind Sie in der Lage, VIPs, Sponsoren und andere wichtige Teilnehmer*innen sofort beim Check-in zu erkennen, um Verwechslungen oder mögliche Verzögerungen zu vermeiden.
Hat ein Gast seinen QR-Code gerade nicht zur Hand, können Sie einfach den Namen eingeben und den Gast einchecken.
Da die Check-in-App blitzschnell arbeitet, verlangt sie Ihren Teilnehmer*innen so gut wie keine Zeit ab, wenn sie die Eventlocation betreten oder von Programmpunkt zu Programmpunkt ziehen. Ganz nebenbei erfasst sie dabei diverse Daten, die für Planer*innen wichtige Erkenntnisse hergeben, die Performance der einzelnen Sessions bequem messen lassen und für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten dienen können. In Zukunft haben Sie auch die Möglichkeit, ein Google QR-Code-Formular in die Werbematerialien für Ihre bevorstehenden Veranstaltung einzubinden, z. B. in Poster, Flyer und Banner, um einen schnelleren Check-in zu erreichen.
Sie können den Check-in und Check-out sogar noch schneller und effizienter gestalten: Stellen Sie Tablets mit der Event-Check-in-App beim Einlass bereit und machen sie diese damit zu handlichen Check-in-Automaten zur Selbstbedienung.
Wie Sie beliebige Tablets als Selbstbedienungs-Check-in-Automaten einrichten, zeigt Ryan Sturno, Team Manager im GoLive!-Produktionsservice von EventMobi.
Check-in-Hardware-Kosten signifikant senken
Für viele Veranstalter*innen gilt: Die Budgets werden knapper. Umso sinnvoller wird es, in Technologie zu investieren, mit der sich Ausgaben senken und oder gar vermeiden lassen. Bei herkömmlichen Badge-Scannern bedeuten die Kosten in der Regel, dass man sich in der Stückzahl ziemlich beschränken muss. Da Sie nun stattdessen einfach die Telefone und Tablets Ihres Teams als Scanner nutzen können, brauchen Sie gar keine eigentlichen Scanner mehr zu beschaffen und haben gleichzeitig viel mehr Leute mit der erforderlichen Technik ausgestattet, mit der sie beim Ein- und Auschecken unterstützen können, sodass sich keine unnötigen Warteschlangen bilden.
Die Event-Check-in-App funktioniert auf jedem Mobilgerät, das QR-Codes lesen kann. Wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihres Teams zum Check-in-Feature der Eventplattform von EventMobi hinzufügen, werden prompt Zugangscodes erstellt und den Mitarbeiter*innen per Mail geschickt. Außerdem können Sie alle Daten geschützt erfassen, wenn Sie mit externen Beschäftigten arbeiten. Diese können mit dem Zugangscode ausschließlich auf die Check-in-App zugreifen, nicht jedoch auf das Backend der Plattform.
Die Lösung von EventMobi umfasst auch einen benutzerfreundlichen Badge-Designer und eine kosteneffiziente Bestellung von vorgedruckten Badges – eine weitere Möglichkeit, die Hardwarekosten zu senken und das Badging zum stressfreiesten Teil Ihres Events zu machen. Für die vorgedruckten Badges können Sie Ihre Teilnehmerdaten direkt aus der Registrierung übernehmen. So sind die Informationen stets auf dem aktuellsten Stand und können kurz vor der Veranstaltung an den Druckdienstleister übergeben werden.
Tipp: Überraschen Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung mit dem perfekten ersten Eindruck! 📛✅ Sehen Sie sich diese 8 kurzen Videos an und erfahren Sie, anschaulich erklärt, wie Ihre Events schon beim Einlass begeistern können.
Mithilfe von Anwesenheits-Tracking den ROI detailliert ermitteln
Mit der präzisen Auswertung bzw. Dokumentation des Erfolgs von Präsenzveranstaltungen als Marketing- und Interaktionskanal taten sich Planer*innen lange Zeit schwer. Anmeldedaten verraten Ihnen natürlich herzlich wenig über das Geschehen vor Ort. Aber indem Sie ein Check-in- und Check-out-Tool mit ausgiebigen Nutzungsstatistiken im Back-end einbeziehen (das noch dazu bequem zu handhaben ist), erhalten Sie wertvolle Angaben dazu, woran Ihre Gäste vor Ort im Einzelnen teilgenommen haben.
Mit der Event-Check-in-App lassen sich während der gesamten Veranstaltung Teilnehmerdaten erfassen. Über den schnellen Scan Ihrer Gäste beim Einchecken zu und beim Auschecken von einzelnen Programmpunkten können Sie auswerten, wo sich die Teilnehmer*innen bei Ihrem Event wie lange aufgehalten haben. Dies ist nicht nur für die Vergabe von Weiterbildungszertifikaten entscheidend, sondern auch für das Reporting zum ROI gesponserter Programmpunkte.
Obendrein sind diese Daten praktisch, wenn Sie für künftige Ausgaben des Events Sponsoren gewinnen wollen, denn damit können Sie den Wert Ihrer Veranstaltung beziffern. Nicht zu vergessen, dass Sie auf diesem Weg auch demografische Angaben darüber erhalten, wer genau bei bestimmten Sessions dabei war und sich in welchem Umfang auch aktiv eingebracht hat.
Bonus-Tipp: Mithilfe von KI detaillierte Berichte erstellen
War Ihnen bewusst, dass bzw. wie künstliche Intelligenz Ihnen helfen kann, anhand der Daten aus Ihrer Event-Check-in-App unterschiedliche Berichte zu erstellen?
Nehmen wir an, Ihre Organisation ist ein Verband und Sie haben Weiterbildungszertifikate auszustellen: Statt von Hand zu ermitteln, wie viel Zeit jede*r einzelne Teilnehmer*in bei den relevanten Programmpunkten verbracht hat, kann ein KI-Tool wie ChatGPT dies für Sie erledigen, woraufhin Sie den Teilnehmer*innen die jeweilige Punktzahl gutschreiben können. Wie Sie die KI für sich arbeiten lassen können, zeigt und erklärt im folgenden Video Thorben Grosser, unser VP of Product Marketing.
Thorben Grosser demonstriert, wie Sie mithilfe von ChatGPT für große Teilnehmerzahlen auf einen Schlag auswerten können, wer wie viel Zeit bei welchen Programmpunkten verbracht hat.
Gestalten Sie die beste Check-in-Erfahrung für Ihr Publkum
Wie Ihre Teilnehmer*innen den Einlass erleben, prägt Präsenzveranstaltungen erheblich. Es bleibt Gästen durchaus negativ in Erinnerung, wenn der Ablauf stockt. Stapelweise Zettel mit langen Listen und aufwendige Scanner können das Einchecken zu einer zähen, frustrierenden Angelegenheit machen. Ein gelungener Einstieg ins Event sieht also definitiv anders aus! Die Event-Check-in-App von EventMobi stellt für Sie ein schnelles und reibungsloses Check-in-Erlebnis bei Ihrer Veranstaltung sicher. Darüber hinaus nimmt sie Ihnen bei der Ermittlung des ROI Arbeit ab und trackt die individuellen Teilnahmen an den Programmpunkten für Sie, was für Weiterbildungszertifikate maßgeblich ist. Last, but not least können Sie mithilfe von KI-Tools noch umfangreichere Erkenntnisse aus all den Daten ziehen.
Möchten Sie für Ihr nächstes Event das perfekte Check-in-Erlebnis für Ihre Teilnehmer*innen schaffen? Dann buchen Sie jetzt Ihre persönliche Demo!