MEET THE CHANGE: Technologie, Moderation, Interaktion – Tipps von Deutschlands erstem Hybrid-Event

Über MEET THE CHANGE

MEET THE CHANGE, das erste Hybrid-Event vom Branchennetzwerk MEET GERMANY in Deutschland, wollte ein innovatives Veranstaltungsformat bieten. Das Ziel: Veränderung erlebbar machen, den Austausch von wichtigen Erkenntnissen der letzten Monate fördern, Kräfte bündeln und Ängste nehmen. Das eintägige Event, das am 27. August 2020 live im Humboldt Carre in Berlin und online stattfand, hat Mut bewiesen und eindrucksvoll gezeigt, dass nicht nur Präsenzveranstaltungen sich verändern, sondern dass mit einem Online-Publikum neue Möglichkeiten, Herausforderungen aber auch Chancen auf Planer*innen, Referent*innen und Sponsoren warten. Im Folgenden zeigen wir, wie das Event mit Hilfe der EventMobi Hybridevent-Plattform umgesetzt wurde und was Eventplaner*innen daraus lernen können.

„Eine gelungener Kick-Off für den so wichtigen Austausch über Möglichkeiten und Grenzen digitaler Lösungen im Event Bereich.“

Michael Hapka, Geschäftsführer, Mercedes Benz Arena

MEET THE CHANGE in Zahlen

Das Erlebnis vor Ort

Als eine der ersten Präsenzveranstaltungen in der Pandemie in Deutschland fand MEET THE CHANGE am 27. August 2020 im Humboldt Carré in Berlin statt. Der Check-In vor Ort fand kontaktlos statt, indem Besucher*innen ihr Ticket selbstständig scannten und daraufhin ihren personalisierten Badge erhielten. 57 Fachbesucher*innen nahmen dabei mit genügend Sicherheitsabstand in bequemen Sesseln platz und lauschten gespannt der angeregten Podiumsdiskussion mit Branchengrößen. BerlinCuisine präsentierte leckere Snacks nach Hygienevorschriften, die jedoch weder optisch noch geschmacklich hinter den Erwartungen zurückblieben. Auf den ersten Blick – business as usual. Doch aus der Veranstaltersicht war eines anders: Während AV-Dienstleister primär dafür da waren, Licht, Ton und Präsentationen vor Ort zu koordinieren, haben die Produktionsexperten von Kuchem Konferenz Technik bei MEET THE CHANGE einen professionellen, abwechslungsreichen Live-Stream produziert, der die Online-Zuschauer*innen hautnah dabei sein ließ. Dafür durften es dann auch ein paar Geräte mehr sein.

Die MEET THE CHANGE-Plattform: Die Location für Online-Teilnehmer*innen

Eine angenehme Atmosphäre im Raum, die geeignete Bestuhlung, angenehmes Licht und das richtige Equipment lädt Teilnehmer*innen von Offline-Events zum aufmerksamen Zuhören und aktiven Mitmachen ein. Was für das Publikum vor Ort also die perfekte Location ist, ist für das Online-Publikum das Hybridevent-Portal. 

Die virtuelle MEET THE CHANGE-Plattform von EventMobi bestach vom ersten Moment an durch ein einheitliches Gestaltungskonzept, das dem farbenfrohen Design von MEET GERMANY entsprach. Es ließen sich nicht nur Farben, Schriftarten und die Startseite anpassen, sondern inhaltliche Module mit nur wenigen Klicks hinzufügen oder verstecken. Von Teilnehmer- und Referentenprofilen, über die übersichtliche Agenda bis hin zu Interaktionstools – die Zuschauer*innen zu Hause hatten alles, um gut informiert Teil der Veranstaltung zu sein. Der Live-Stream war direkt in der Plattform eingebettet und wurde durch den lebendigen Austausch im Livestream-Chat zum kollektiven Erlebnis. Damit wirklich nur angemeldete Teilnehmer*innen online dabei sein konnten, war ein Login nötig, um die Plattform zu betreten – so bleibt das Event exklusiv und ungebetene Gäste draußen.

5 Tipps für ein erfolgreiches Hybrid-Event

Hybride Veranstaltungen – also die zeitgleiche Durchführung einer Veranstaltung vor Ort und einer virtuellen Veranstaltung – erlauben es Eventplaner*innen ein viel größeres Publikum zu erreichen als bei reinen Präsenzveranstaltungen. Während sich Teilnehmer*innen vor Ort persönlich begegnen können, erlaubt die Produktion eines Online-Events das Erreichen eines größeren Publikums überall auf der Welt. Dies spart nicht nur Zeit und Reisekosten für Teilnehmer*innen, sondern bietet zusätzliche Flexibilität, situationsabhängig vor Ort oder doch bequem von zu Hause aus teilzunehmen.

1. Erschaffen Sie individuellen Content für Online- und Präsenzpublikum

Während einige Vor-Ort-Sessions eins zu eins live an das virtuelle Publikum übertragen werden können, haben die MEET THE CHANGE-Organisator*innen für ihr Event realisiert: Online- und Offline-Teilnehmer haben unterschiedliche Bedürfnisse, Verhaltensweisen und Möglichkeiten der Interaktion. Während es für das Publikum vor Ort meist problemlos möglich ist, in bequemen Stühlen und umgeben von Gleichgesinnten dem Keynote-Speaker zu lauschen, ist es ein Best Practice, die Online-Zuschauer*innen alle 3 Minuten zu einer Interaktion zu bewegen, da die Aufmerksamkeitsspanne vor einem Bildschirm wesentlich kürzer ist. 

MEET THE CHANGE hat dabei an alles gedacht: In einem eigenen Studioraum wenige Meter neben der Hauptbühne wurden die virtuellen Teilnehmer*innen von einem eigens für sie eingeplanten Moderator begrüßt und auch zwischendurch immer wieder abgeholt, während es vor Ort zu kurzen Umbaupausen kam. Indem für die virtuellen Zuschauer*innen niemals eine Lücke im Programm auftaucht, wird aktiv signalisiert: Ihr seid kein Nebengedanke, sondern wichtiger Bestandteil des Events. Praktisch bedeutete dies, dass es in der Hybridevent-Plattform von EventMobi zwei Agenden gab, wobei die Agenda für das Vor-Ort-Publikum in der Event App sichtbar war und auf der virtuellen Eventplattform nur die Programmpunkte für die Online-Teilnehmer*innen.

Ein lückenloses Programm zu bieten ist besonders dann wichtig, wenn sich die Teilnehmer*innen vor Ort zum Netzwerken in die Mittagspause begeben. Dies wurde gelöst, indem ein eigener Live-Programmpunkt mit Pecha-Kucha-Vorträgen eingeschoben wurde.

Alternative Ideen für die virtuelle Mittagspause:

• Versenden Sie das Catering an die Teilnehmer*innen zu Hause und eröffnen Sie einen virtuellen Pausenraum, wo sich Teilnehmer*innen zum gemeinsamen Schlemmen treffen können
• Live-Kochshow: Versenden Sie vorab die Einkaufslisten für ein leckeres Mittagsgericht an die virtuellen Teilnehmer*innen und lassen Sie einen Starkoch oder Cateringpartner live die Kochanleitung geben.  
• Auch Ihre virtuellen Teilnehmer*innen können eine Pause gebrauchen: Wenn es zum Event passt, kann auch eine Pause in Form von Live-Musik oder einem kurzen Schreibtisch-Workout gut tun. 
• “Rasende Reporter”: Das Publikum vor Ort zu sehen und kennenzulernen unterscheidet ein gelungenes Hybrid-Event vom passiven Konsumieren eines Videostreams. Schicken Sie einen Moderator mit Kamerateam auf Live-Kennenlerntour während der Mittagspause und fragen Sie Teilnehmer*innen vor Ort nach ihren ersten Impressionen.

2. Online-Teilnehmer*innen aktiv einbeziehen durch Moderation

Interaktion ist der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt vor Ort, aber ganz besonders für das virtuelle Event. Nur wenn man es als Planer*in schafft, dass die Online-Teilnehmer*innen nicht nur aufmerksam zuhören, sondern auch mitdiskutieren, Fragen stellen und an Aktivitäten teilnehmen, wird das Event es schaffen, Ablenkungen die Stirn zu bieten und langfristig im Gedächtnis zu bleiben. 

MEET THE CHANGE nutzte während des gesamten Programms den Livestream-Chat von EventMobi, der besonders während der Paneldiskussion Schauplatz angeregter Gespräche war. Die Möglichkeit, im Chat direkt auf Kommentare anderer zu antworten und mit Emojis zu reagieren, unterstützt die virtuellen Teilnehmer*innen dabei, ihrer Meinung und ihren Emotionen Ausdruck zu verleihen. Online-Moderator Ralf Neugebauer beteiligte sich am regen Austausch und brachte die Kommentare der Online-Community in Echtzeit auf die Live-Bühne. So werden die virtuellen Teilnehmer*innen nicht nur vor Ort optimal präsentiert, es können auch eventuelle technische Schwierigkeiten schnell und unkompliziert an den lokalen AV-Dienstleister weitergegeben werden. Durch das wiederholte Einbeziehen und Adressieren des virtuellen Publikums wird klar gezeigt, dass es sich um gleichwertige Teilnehmer*innen handelt.

3. Sponsoren eine Bühne geben

MEET THE CHANGE wurde maßgeblich durch Sponsoren und Partner ermöglicht und mitgestaltet. Dabei hat die Veranstaltung klug dargestellt, dass Sponsoren nicht nur stur ihre Produkte und Dienstleistungen vermarkten möchten, sondern dass diese auch hervorragende Geschichtenerzähler und Quellen des Wissens sind, die man in das Programm einbinden kann. Gerade die aktuelle Neuordnung der Veranstaltungsbranche durch die globale COVID-19-Pandemie hat gezeigt, dass Austausch von Ideen und Erfahrungen untereinander besonders wertvoll ist. Im Rahmen eines Pecha-Kucha-Programmpunktes wurden Sponsoren von MEET THE CHANGE eingeladen, mit mitreißenden Videos, Storytelling und Interviewformaten kurzweilig auf sich hinzuweisen. So erhält der Partner wertvolle Sendezeit und für Sie als Planer*in ist es ein einfacher Weg, Programmlücken für die virtuellen Zuschauer*innen zu füllen. Besonders kluge Sponsoren machen sich dabei auch die Interaktionstools zunutze, beantworten Fragen oder verlosen Preise an jene Teilnehmer*innen, die blitzschnell im Chat eine Quizfrage beantworten können.

4. Virtuelle Plattform dem Event-Zyklus anpassen

Die virtuelle Eventplattform ist das digitale Zuhause für Ihre Veranstaltung – nicht nur währendessen, sondern auch vor und nach dem Event. Um dem virtuellen Publikum nicht nur eine statische Seite mit Live-Stream zu bieten, sondern eine dynamische Eventplattform, gilt es den Inhalt den Bedürfnissen der Zuschauer während des Lebenszyklus der Veranstaltung anzupassen.

MEET THE CHANGE war es vor dem Event besonders wichtig, über den Ablauf vor Ort und Interaktionsmöglichkeiten zu informieren. Ein Banner auf der Startseite sowie im Menü leitete Besucher*innen direkt zum Live-Stream. 

Während des Live-Streams lautete das Stichwort Interaktion. Im Livestream-Chat diskutierten Eventplaner*innen untereinander die Zukunft der Eventbranche – paralell zur Podiumsdiskussion vor Ort. Auch die Social Media Wall zum Hashtag #meetgermany regte zur Diskussion in den sozialen Medien ein, und verband Teilnehmer*innen vor dem Bildschirm mit Teilnehmern vor Ort. 

Nach dem Event gilt es, zwei Schlüsselfragen für viele virtuelle Teilnehmer*innen zu beantworten: Wird es Aufnahmen der Vorträge geben? Und wo finde ich die Präsentationsfolien? Obwohl die rund 5-stündige Veranstaltung als ein durchgängiger Live-Stream produziert wurde, hat sich MEET THE CHANGE bei der Veröffentlichung der Aufnahmen an das Netflix-Prinzip gehalten: Damit Zuschauer Inhalte leicht und flexibel ansehen können, ist es besser, diese in kleinere “Häppchen” zu zerteilen. Teilnehmer*innen, die am Eventtag verhindert waren oder sich bestimmte Inhalte nochmals mit Kollegen ansehen wollen, haben direkten Zugriff auf die Aufnahmen des gesuchten Programmpunkts, anstatt durch mehrstündiges Videomaterial spulen zu müssen. Für die Organisatoren hat dies zudem den Vorteil, dass die Statistiken der On-Demand-Inhalte klar anzeigen, welche Inhalte am beliebtesten waren.

Präsentationsfolien wurden übersichtlich in einer Dokumentenbibliothek zur Verfügung gestellt. Es empfiehlt sich auch, nach dem hybriden Event eine Publikumsumfrage durchzuführen, um von beiden Zielgruppen Feedback einzusammeln. Das einfache Aussenden von Benachrichtigungen innerhalb der Plattform oder als E-Mail half dabei, eine maximal hohe Rücklaufquote zu erreichen.

5. Formate kombinieren

Da das lange Sitzen und Zuschauen vor einem Bildschirm bekanntermaßen schnell eintönig und ermüdend wird, ist es an den Veranstaltungsplaner*innen, mit einem Mix aus unterschiedlichen Formaten für Abwechslung zu sorgen. MEET THE CHANGE hat es vorgemacht: Das Hin- und Herschalten zwischen Studiomoderation und Bühnenprogramm sowie das Einbinden von Interviews und Videoformaten sorgte durchgehend für Spannung.

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Die Live-Podcast-Aufnahme mit Schauspieler Senay Gueler, die eigentlich für den Hörgenuss gedacht ist, wurde so kurzerhand zu einem Interview in Lounge-Atmosphäre, dem man als virtueller Teilnehmer als Exklusivgast beiwohnen darf.

MEET GERMANY zeigt sich im Kombinieren von unterschiedlichen Formaten besonders versiert: Findet ein interaktiver Workshop vor Ort statt, so widmet sich Ralf Neugebauer von Unusual Thinkers ausgerüstet mit digitalen Whiteboards in einem Videokonferenzformat den virtuellen Teilnehmer*innen und lässt diese genauso interaktiv zu Wort kommen wie die Teilnehmer*innen vor Ort. Die Plattform von EventMobi sorgt dabei für volle Flexibilität: Sowohl das Einbetten eines nativen Live-Streams via RTMP als auch von On-Demand-Inhalten und Videokonferenz-Tools ist möglich.

Fazit

Trotz der regen Diskussion vor Ort und online, über eines waren sich alle Eventplaner*innen einig: Hybride Veranstaltungen eröffnen neue Möglichkeiten und sind gekommen um zu bleiben. Um auch Online-Zuschauer*innen erfolgreich miteinzubeziehen und keine Langeweile vor den Bildschirmen aufkommen zu lassen, gilt es, das Teilnahmeerlebnis dieser Zielgruppe mitzudenken und durch viel Interaktion und gemischte Formate Impulse zu setzen. Der Livestream-Chat während des Streams ist dabei essenziell – denn Menschen lachen, quatschen, diskutieren nicht nur vor Ort liebend gerne miteinander, sondern auch online. Die größte Herausforderung ist jedoch, hybride Veranstaltungen als gänzlich neues Format zu begreifen, das mehr technisches Know-How und andere Formen der Ansprache braucht, als klassische Vor-Ort-Veranstaltungen. Doch eines wurde bei MEET THE CHANGE klar: Mit guter Zusammenarbeit und viel Mut ist alles machbar!