Verbandssoftware: die besten Optionen für jeden Bedarf

Ob Verband oder Verein: Software ist unverzichtbar, damit die vielen unterschiedlichen Aufgaben einen nicht überwältigen. Dabei ist Automatisierung wie ein Geschenk der Götter, wenn das Team klein ist und Fristen sich wie düstere Wolken auftürmen (eine Konferenz lässt sich schließlich nicht einfach aufschieben).
Doch wenn im Verband oder Verein auf die falsche Software gesetzt wird, kann der Aufwand damit sogar zu- statt abnehmen. Mit diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel.

Was ist Vereins- bzw. Verbandssoftware?

Als Software für Verbände lässt sich allgemein jede Anwendung fassen, die Vereine und Verbände nutzen, um ihre interne Organisation, die Betreuung der Mitglieder und der weiteren Zielgruppen zu regeln. Es gibt:

• Projektmanagement-Programme
• Marketingtools
• Eventmanagement-Software oder auch 
• umfassendere Management-Software.

Software kann Ihrem Verein oder Verband auf vielfältige Weise helfen:

Dies ist zu unterscheiden von Verwaltungssoftware für Vereine und Verbände. Bei dieser geht es um die Bearbeitung von Mitgliedsan- und -beiträgen, um Kommunikation und andere verbandsspezifische Belange.

Was ist Verbands- und Vereinsverwaltungssoftware genau?

Es handelt sich um Software nach dem All-in-one-Konzept, mit der sich die gängigsten Aufgaben mitgliedergestützter Organisationen abwickeln lassen. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand, macht menschliche Fehler unwahrscheinlicher und hilft, mit weniger Personal mehr zu schaffen.

Sowohl Ihr Team als auch Ihre Mitglieder können im Hinblick auf folgende Aspekte davon profitieren:

Welche Software braucht ein Verband oder Verein?

Wenn Sie für Ihren Verband oder Verein Software suchen, können Sie aus einer Vielzahl von Angeboten auswählen. Aber welche Art von Software bietet wirklich einen Mehrwert, und wie können sie verschiedene Tools sinnvoll kombinieren?

Beginnen wir mit den verschiedenen Software-Kategorien. Die wesentlichen sind:

• Management-Software: Website für Verbände, Mitgliederportal, Reporting usw.
• Eventmanagement-Software: Anmeldungen und Registrierungen, Event-Badge-Design, Event-Apps, Hybridplattformen etc.
• Projektmanagement-Software: Kalender, Aufgabenzuteilung u. ä.
• Social-Media-Management-Tools: Zeitpläne je Inhalt, terminierte Posts, Nutzungsstatistiken …
• Fundraising- und Spendenverwaltungs-Software: sichere Zahlungsverarbeitung, automatische Belege, Spenderdatenverwaltung etc.
• Customer-Relationship-Management(CRM)-Systeme: automatisierte E-Mails sowie Newsletter, detaillierte Formularfelder zur Datenerfassung, nutzerfreundliche Kundenportale …
• Community-Management-Software: Diskussionsforen, Videokonferenzen, Mitgliederverzeichnisse usw.
• Filehosting-Programme wie Google Drive und Dropbox zum Speichern der Dateien Ihres Teams etc.

Was muss eine Verbands- oder Vereinssoftware können?

Bei der Suche nach einer geeigneten Software für Ihren Verband oder Verein werden Sie schnell merken, dass sich die Tools auf dem Markt in ihren Funktionen unterscheiden. Auf welcher Grundlage sollten Sie also eine Entscheidung treffen? Und welche Funktionen sind wirklich wichtig?

Leider gibt es hier keine pauschale Antwort. Was Ihre Software bieten muss, ist natürlich abhängig davon, wofür Sie sie einsetzen möchten und wie Ihre Organisation aufgestellt ist. Am besten erstellen Sie einen Anforderungskatalog, in dem Sie festhalten, welche Funktionen Must-Haves und welche eher Nice-to-Haves sind. Prüfen Sie die verfügbaren Anbieter daraufhin, wie viele dieser Funktionen sie bieten. Natürlich spielen am Schluss noch weitere Kriterien wie der Preis und die Benutzerfreundlichkeit eine Rolle. Viele Anbieter bieten eine Demo oder kostenlose Testversion – machen Sie davon unbedingt Gebrauch und testen Sie die Software gründlich. So können Sie feststellen, ob alle nötigen Funktionen vorhanden sind, und bekommen außerdem ein Gefühl für die Handhabung.

Wenn es um die Vereinsverwaltungssoftware geht, können folgende Funktionen und Kriterien relevant sein:

• Mitgliederverwaltung: Die Software sollte in der Lage sein, Mitgliederdaten zu speichern, zu aktualisieren und zu verwalten. Dazu gehören Kontaktdaten, Mitgliedschaftsstatus, Teilnahme an Veranstaltungen usw.
• Kommunikationstools: Die Software sollte Kommunikationsfunktionen bereitstellen, um mit den Vereinsmitgliedern zu interagieren. Das können beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen, Newsletter-Funktionen, Diskussionsforen oder Chats sein.
• Finanzverwaltung: Die Software sollte Buchhaltungsfunktionen bieten, um Finanzdaten zu verwalten, Zahlungen zu verfolgen, Spenden zu verwalten, Budgets zu erstellen und Finanzberichte zu generieren.
• Berichterstattung: Die Software sollte Berichtsfunktionen bereitstellen, um Informationen über Mitglieder, Finanzen, Veranstaltungen und andere relevante Daten zu generieren. Das hilft bei der Bewertung der Leistung des Vereins und bei der Informationsweitergabe an die Stakeholder.
• Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit: Eine gute Vereins- oder Verbandssoftware sollte leicht zu nutzen sein und sich an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des jeweiligen Vereins anpassen lassen.
• Sicherheit und Datenschutz: Die Software sollte Sicherheitsmechanismen haben, um die Vertraulichkeit von Mitgliederdaten und finanziellen Informationen zu gewährleisten.
• Integration mit anderen Systemen: Eine effektive Vereinssoftware sollte in der Lage sein, sich mit anderen Softwarelösungen wie Buchhaltungssoftware, Eventplanung, E-Mail-Marketing-Tools und Social-Media-Plattformen zu integrieren.

Tools sinnvoll kombinieren

Wahrscheinlich ist für Ihren Verband eine Verwaltungssoftware in Kombination mit bedarfsspezifischen Zusatzlösungen sinnvoll. Ein Beispiel: Sie ergänzen Ihre Verwaltungssoftware um ein Projektmanagement-Tool, mit dem sich alle Aufgaben Ihres Teams geschickt organisieren lassen. Oder um eine Eventmanagement-Lösung wie EventMobi, mit der Sie das Engagement Ihrer Zielgruppen bei Ihren Veranstaltungen im Jahresverlauf und auch zwischen den Events ankurbeln und hochhalten.

Der Vorteil, auf spezifische Zusatztools zu setzen: Sie können einen Anbieter mit tiefgehender Expertise im jeweiligen Bereich wählen. Beispielsweise bietet eine Software, die sich ausschließlich auf Eventmanagement oder Projektmanagement fokussiert, in den meisten Fällen einen größeren Funktionsumfang und besseren Service als eine, die diese Funktionen nur zusätzlich anbietet.Achtung: Bei der Wahl eines Zusatztools sollten Sie mit den Anbietern abklären, ob Schnittstellen zwischen den Tools möglich sind.

Die beste Verbands- bzw. Vereinsverwaltungssoftware

Wenn es eine All-in-one-Software für Verbände sein soll, empfehlen sich unserer Erfahrung nach folgende Optionen (wobei immer auch der individuelle Bedarf abgewogen werden sollte):

Die beste Eventmanagementsoftware für Verbände und Vereine

Binden Sie Ihre Community-Mitglieder aktiv ein, steigern Sie über die Mitgliedsbeiträge hinaus Ihre Einnahmen und aktivieren Sie Ihre Marke. Insbesondere empfehlenswert:

Top-Aspekte:

• Eventwebsite im Branding des Verbands mit sicherer Zahlungsverarbeitung, individualisierbaren Registrierungsformularen und umfassenden Nutzungsberichten
• Experience Manager (eigens entwickeltes Event-CMS) zur Konzeption und Gestaltung von Online-, Hybrid- und Vor-Ort-Veranstaltungen in ein und demselben System
• preisgekrönte mobile Event-App für besonders intensive Teilnehmererlebnisse, für wertvollere Sponsorenpakete und zur Bereitstellung von Inhalten nach dem Event
• Gamification-Tools wie Live-Umfragen und -Ranglisten für intensives Teilnehmerengagement
• Social-Media-Dashboard und -Wall – größere Reichweite, einfache Vernetzung aller Beteiligten und Social-Media-Nutzungsstatistiken
• Vor-Ort-Paket mit QR-Code-Check-in, hochgradig personalisierbarem Badge-Designer, Live Display (also digitaler Beschilderung) und Optionen für professionellen Support unterschiedlicher Art
• und noch viel mehr …

Melden Sie sich einfach bei unserem Team, um alles über die vielen Möglichkeiten zu erfahren, die wir für Ihre Organisation parat haben!

Preis: auf Anfrage

Beste Planungssoftware für Verbandsveranstaltungen

Mit Planungssystemen für die unterschiedlichsten Anlässe von Verbänden haben Sie die Werkzeuge zur Hand, mit denen Sie die Eventlogistik vom ersten Moment an erfolgversprechend organisieren.

Community-Management-Systeme

Wenn Sie Ihren Mitgliedern Wertschätzung zeigen wollen, gelingt dies besonders überzeugend, indem Sie ganzjährig aktive Communitys initiieren und „füttern“. Unsere Top-Kandidaten in dieser Kategorie:

Die besten Apps für Verbände und Vereine

Lassen Sie Ihre Mitglieder die eigene Community immer dabeihaben! Wählen Sie eine Software, zu der auch eine Veranstaltungs-App gehört, damit Ihre Mitglieder sogar von unterwegs immer live mitmischen können.

Kostenlose Verbandssoftware

Wenn Ihr Verband noch in den Kinderschuhen steckt, wollen Sie vielleicht erstmal keine Software als Kostenfaktor einplanen müssen. Gratissoftware kann durchaus eine gute Wahl sein, z. B.diese drei Optionen:

Genau das Richtige für Ihren Verband: Software perfekt wählen

Ganz gleich, ob Ihr Verband oder Verein gerade erst Fahrt aufnimmt oder längst eine große Organisation mit vielen regionalen Einheiten ist: Diese Liste hilft Ihnen hoffentlich dabei, die für Ihren Bedarf ideale Verbandssoftware zu finden.

Wenn Sie nun überlegen und diskutieren: Fragen Sie ruhig uns bei EventMobi! Wir freuen uns auf ein nettes Gespräch mit Ihnen, in dem wir gern verraten, welche Möglichkeiten unsere Software Ihnen bei Ihrer nächsten Veranstaltung und darüber hinaus eröffnet!

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