Sponsoringlevels gestalten, um Sponsoren zu gewinnen: gewusst, wie

Die richtigen Sponsoren an Ihrer Seite können Ihrer Veranstaltung zu durchschlagendem Erfolg verhelfen. Und durchdachte, passgenaue Sponsoringlevels bringen Ihnen solche Partnerschaften einen großen Schritt näher.

Ihre Sponsoringebenen sollten auf die Bedürfnisse der Sponsoren zugeschnitten sein. Das können Sie bewerkstelligen, indem Sie zu ihnen recherchieren – wie auch zu Ihren Wettbewerbern! – und eine Sponsoringstruktur gestalten, die perfekt zu Ihren Sponsoren passt.

Aber Hand aufs Herz: Sponsoringoptionen auszuloten, kann wie eine Wissenschaft für sich sein. Welche Benefits sollten Sie anbieten? Wie viele sollten es sein? Welche Preise sollten Sie dafür ansetzen?

In diesem Artikel erläutern wir die Details von Sponsoringlevels: was sich hinter dem Begriff verbirgt, inwieweit sie für Ihre Events sinnvoll sind und wie Sie sie wirkungsvoll gestalten können. Packen wir es an!

Was sind Sponsoringlevels?

Sponsoringstufen bzw. -levels gliedern die Möglichkeiten für (potenzielle) Sponsoren, Ihr Event zu unterstützen.

Das kann bedeuten, dass sie für höheres finanzielles Engagement mehr Gegenleistungen erhalten. Sie können thematisch nach Arten von Sponsoren unterteilt sein (zum Beispiel Medien, Location). Sie können aber auch unorthodox kreativ daherkommen.

Für Anlässe wie Konferenzen, Messen oder Festivals können Sponsoringlevels beispielsweise Folgendes umfassen:

Bei einer Non-Profit-Veranstaltung, etwa einem Benefiz-Event oder einer Wohltätigkeitsgala, bieten sich durchaus auch Networking-Gelegenheiten oder exklusive Zutritte zu den Events an.

Klären Sie zuerst: Brauche ich wirklich Sponsoringlevels?

Keine Frage: Nicht für jede Veranstaltung sind Sponsoringstufen wichtig.

Eine Sponsoringstruktur mit mehreren Ebenen zu managen, kann Ihr Team viel Zeit und Energie kosten. Beantworten Sie also zunächst diese Fragen für sich:

• Wie groß ist die Veranstaltung? Sponsoringlevels eignen sich in der Regel insbesondere für größere, komplexere Veranstaltungen mit einer gewissen Bandbreite an möglichen Sponsoren und Stakeholdern. Zudem muss Ihr Publikum groß genug sein, um für Sponsoren attraktiv zu sein.
• Sind unterschiedliche Arten von Sponsoren involviert? Zieht Ihr Event Geldgeber*innen mit unterschiedlichen Erwartungen und Zielen an, so können kreative Sponsoringebenen ihnen genau die Vorzüge bieten, die individuell zu ihnen passen. 
• Sind die Kapazitäten vorhanden, die das Management unterschiedlicher Stufen erfordert? Wägen Sie ab, ob Sie über Zeit und Mittel verfügen, um Sponsoringstufen einzurichten. Es gilt dann unter anderem, die Angebote für jede Stufe zu organisieren und die entsprechenden Sponsorenvereinbarungen im Blick zu behalten.
• Steht jede Stufe für einen bestimmten Nutzen? Stellen Sie sicher, dass Sie jedem Sponsoringlevel einen konkreten Wert zuordnen und dass Sie das Wertversprechen gegenüber Ihren Sponsoren auch jederzeit einhalten können.
• Lassen sich die Veranstaltungsziele ohne Sponsoringstruktur erreichen? Verschiedene Levels sind möglicherweise überflüssig, wenn das Event klein ist oder nur wenige Sponsoren mit von der Partie sind. Vielleicht bevorzugen Ihre Sponsoren stattdessen auch maßgeschneiderte Sponsoringpakete für ihre Investitionen.

Kurzum: Ob Sie Sponsoringlevels benötigen, dürfte von Ihren Zielen, der Größe und Reichweite Ihrer Veranstaltung, Ihren Ressourcen und auch Ihren Sponsoren abhängen. Schlüsseln Sie auf, was es jeweils mit sich bringt, wenn Sie einfach einen Grundstock an Sponsoringangeboten oder Sponsoringstufen oder maßgeschneiderte Pakete bereitstellen, und welche Option am besten zu Ihren Sponsoren passen sollte.

Die Vorzüge von Eventsponsoringlevels

Nun, in dem Wissen, dass Sponsoringlevels sinnvoll sind: Ihre Sponsoren möchten in jedem Fall eine besondere Rolle spielen und mehr profitieren als gewöhnlich. Ihr Event muss bergeweise Erwartungen gerecht werden.

Mit Upselling mehr Umsatz generieren

Denken Sie an einen Sponsor, der sich voll und ganz für Ihre Sache einsetzt. Wenn Sie gestufte Sponsoringangebote konzipieren, geben Sie ihm damit die Möglichkeit, stärker in Ihr Event zu investieren – und stärker davon zu profitieren. Ein Volltreffer für beide Seiten!

Den Aufwand für Ihr Team verringern

Sponsoringlevels können Ihnen auf doppelte Art und Weise helfen, Eventplanungsstress vorzubeugen. Erstens: Sie sparen Sie die Mühe, für jeden einzelnen Sponsor ein individuelles Paket zu schnüren. Zweitens: Es eröffnet Ihnen eine Reihe von Optionen, Ihre Sponsoren als Helfer für ein faszinierendes Event einzuspannen. Um nur ein Beispiel zu nennen: Wie wär’s, wenn einer Ihrer Sponsoren Ihr Networking-Programm für Sie schultern würde?

Sponsorenbeziehungen aufwerten

Alle möchten gern wahrgenommen werden. Wenn Sie Sponsoringebenen aufbauen, die direkt für Ihre gewünschten (oder bestehenden) Sponsoren konzipiert sind, erleichtern Sie die Zusammenarbeit für beide Seiten. Es ist ein gewinnendes Argument beim Sponsoring-Pitch und zeigt Ihren Geldgeber*innen, dass Sie sich in ihre Perspektive hineinversetzen und ihnen etwas zu bieten haben, wenn sie bei Ihrem Event dabei sind.

Sichtbarkeit der Sponsoren steigern

Ihre Sponsoringlevels sollten Komponenten enthalten, mit denen sich die Sponsoren ohne Umschweife dem Publikum präsentieren können, das sie ansprechen möchten. Gibt es bei Ihrer Veranstaltung eine Bühne, auf der sich alles um das Marketing gemeinnütziger Veranstaltungen dreht? Dann stellen Sie die Weichen so, dass eine auf Gemeinnützigkeit spezialisierte Werbeagentur diese Bühne sponsert!

Sponsoren wie VIPs verwöhnen

Sponsoren, die auf höherer Stufe investieren, sind häufig auf besondere Vorteile aus, etwa ausgewählte Redezeiten oder Zugang zu VIP-Bereichen. Das gibt ihnen das Gefühl besonderer Wertschätzung, was sie animieren kann, eine engere Beziehung einzugehen und Ihren Events dauerhaft treu zu bleiben.

Tipp: Beim Schnüren eines erfolgversprechenden Sponsoringpaketes gibt es einiges zu berücksichtigen. Erfahren Sie mehr in unserem kostenfreien E-Book für erfolgreiche Sponsoring-Strategie mit Eventtechnologie.

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Wie Sie Sponsoringebenen gestalten

Nun heißt es Sponsoringstufen anlegen, Sponsorship-Pakete schnüren und Sponsoren an Land ziehen!

Wir haben den Ablauf für Sie in neun Schritte gegliedert, auf dass Sie Sponsoringlevels profimäßig ausgestalten, kontinuierlich auswerten und für die Zukunft weiter optimieren können.

1. Bisherige Sponsoren evaluieren und potenzielle Sponsoren identifizieren

Bevor Sie die Fühler nach neuen Sponsoren ausstrecken, sollten Sie auswerten, wie sich die derzeitigen Sponsoren machen und wie sie zu Ihren bisherigen Events beigetragen haben. Damit können Sie wertvolle Erkenntnisse in der Frage erlangen, welche Vorteile Sponsoren sich erhoffen, woraufhin Sie Ihre Sponsoringstruktur so verbessern können, dass neue Sponsoren anbeißen.

2. Erwartungen von Sponsoren ausloten

Sobald Sie bestimmte Sponsoren für Ihr Event im Visier haben, können Sie sich daran machen, deren Erwartungen und Ziele zu ermitteln und zu systematisieren. Machen Sie sich bewusst, was Unternehmen sich von Veranstaltungssponsoring erhoffen und welche Aspekte ihnen dabei am wichtigsten sind.

Führen Sie Umfragen unter Sponsoren durch, vergleichen Sie konkurrierende Sponsoringlevels und werfen Sie auch mal einen Blick auf Sponsoringpakete anderer Organisationen und Branchen. Da könnte durchaus die eine oder andere Anregung für Sie dabei sein.

3. Ressourcen gemäß Sponsorenvereinbarungen einteilen

Bevor Sie auf (mögliche) Sponsoren zugehen, vergewissern Sie sich, dass Sie tatsächlich über die Mittel verfügen, die Sie für die jeweiligen Angebote benötigen. Übertragen Sie einer Person aus Ihrem Team die Sponsorship-Verantwortung, was die Erfüllung aller Aufgaben umfasst, die anstehen, wenn Sie einen neuen Sponsor ins Boot holen. Vor allem, wenn es ein großer Sponsor ist!

4. Die Vorzüge jeder einzelnen Ebene verdeutlichen

Ordnen Sie Ihre Angebote den verschiedenen Sponsoringebenen zu. Dabei ist es wichtig, diese Pluspunkte auch unmissverständlich und klar zu kommunizieren, damit sie unwiderstehlich wirken. Wenn Sie À-la-carte-Sponsorship-Pakete zusammenstellen, halten Sie diese Vorzüge auch schwarz auf weiß fest.

5. Eventsponsoringstufen betiteln

Sie können auf die guten alten Namen Diamant, Platin, Gold, Silber und Bronze setzen oder je nach Veranstaltung auch mit etwas Eigenem für Aufmerksamkeit sorgen. Events mit kreativen Sponsoringlevel-Namen üben auf manche Sponsoren sogar einen besonderen Reiz aus.

Zur Veranschaulichung: Sie organisieren eine jährliche Fundraising-Gala namens „Sterne der Hoffnung“. Die Namen der Sponsoringstufen könnten das Bild aufgreifen, beispielsweise so: Spendable Supernovas (50.000 €), Gönnerische Galaxien (25.000 €) und Stärkende Sternschnuppen (10.000 €). Oder Sie benennen sie nach Sternbildern, Planeten oder Sonnensystemen: Großer-Bär-Sponsor, Jupiter-Förderer oder Milchstraßen-Mäzen.

6. Sponsoringlevels bepreisen und Sponsoringpakete zusammenstellen

Die Preise für die einzelnen Levels festzulegen, ist der kniffligste Part. Sie sollten dabei mehrere Aspekte berücksichtigen: die Erfordernisse Ihrer Organisation, die Zahlungsbereitschaft Ihrer Sponsoren, Preisforderungen etwaiger Wettbewerber und die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung. Jedes Event steht für sich, doch die Standards und Gepflogenheiten Ihrer Branche sind stets eine wichtige Richtschnur.

Zur Vertiefung: Sponsoringpakete für Events gestalten: gewusst, wie!

7. Sponsoren ansprechen und mit qualifizierten Leads versorgen

Sobald Ihre Sponsoringstruktur steht, kann die Akquise beginnen. Wie gesagt: Zuerst sollten Sie sich an Ihre aktuellen Geldgeber*innen wenden. Und verschicken Sie Ihr Angebot nicht einfach in der Hoffnung, dass sich alles andere von selbst regelt! Erstellen Sie ein Konzept zum Nachfassen, um die Sponsorenunterstützung sicherzustellen und um Leads bei der Stange zu halten.

8. Die Versprechen einlösen

Jetzt kommt’s drauf an! Ihre Sponsoren haben ihren Teil der Abmachung erfüllt. Gehen Sie also mit einer Checkliste auf Nummer sicher, damit Sie Ihren Teil der Vereinbarung auf jeden Fall einlösen. Wenn Sie Ihre Sponsoren bei all dem auf dem Laufenden halten, sorgt das für besonderes Vertrauen.

9. Die Ergebnisse berichten

Überwachen und berichten Sie die Ergebnisse Ihres Events und des Sponsorship-Engagements. Das informiert Ihre Sponsoren darüber, inwieweit sich ihre Investitionen bezahlt machen. Und dies kann ein echter Ansporn für sie sein, auch in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Auf einigen Eventmanagement-Plattformen können Sie Ihre Nutzungsstatistiken nachverfolgen und für Berichte übernehmen. EventMobi eröffnet Ihnen gleich mehrere Wege, Ihre Nutzungszahlen detailliert zu erfassen und auszuwerten:

• gebuchte Meetings
• Banner-Views und -Klicks
• Aufrufe von Unternehmensseiten
• Live-Ergebnisse zu Abstimmungen und Umfragen
• Programmpunkt-Daten für gesponserte Sessions
• Gamification-Interaktionen
• Video-Views

Ganz gleich, ob Ihr Event online, hybrid oder in Präsenz stattfindet: Für Ihre Sponsoren herrscht damit Transparenz bezüglich der Vorteile, die sie aus der Partnerschaft mit Ihnen ziehen.

Warum das Rad neu erfinden? Beispiele und Anregungen für Eventsponsoringstufen

Ein bisschen Inspiration gefällig? Diese Beispiele für erfolgreiche Sponsoringlevels stammen von einer Onlinekonferenz mit „selbsterklärenden“ Bezeichnungen der Levels und von einem Jahresevent aus dem Bereich Privatfinanzen, bei dem auch À-la-carte-Sponsoring möglich ist.

Event 1: GitHub Universe 2020

Hinter dem Namen GitHub Universe verbirgt sich eine Onlinekonferenz, die Tausende von Menschen zusammenbringt, um die Zukunft der Softwareentwicklung mitsamt den einschlägigen Tools zu debattieren. An drei Tagen werden über 50 Stunden Content geboten, darunter Keynotes von Führungskräften, Referate namhafter Softwareunternehmen, Workshops, Entertainment und zwischendurch immer wieder Networking.

Die Sponsoringlevels dieser Veranstaltung:

Event 2: FINCON 2023

Die FinCon, ein Privatfinanz-Großevent, bringt alljährlich Anbieter*innen und Influencer*innen mit anderen Blogger*innen, Podcaster*innen, YouTuber*innen, Autor*innen, Berater*innen, Coach*innen und weiteren Freelancer*innen zusammen, die zu Finanzthemen publizieren. Die große Mehrheit des Publikums nimmt nicht zuletzt wegen der Gelegenheit teil, sich für Influencer*innen- und Affiliate-Partnerschaften mit Marken zu vernetzen.

Die Sponsoringstufen dieser Veranstaltung:

À-la-carte-Sponsoring-Optionen

• Profi-Networking-Tisch, an dem Firmen zu 1:1-Meetings mit Pro-Pass-Teilnehmer*innen zusammenkommen können: 2.500 $
• Markenstudio-Nutzung zur Erstellung von Inhalten mit Teilnehmer*innen: 1.000 $ je 30 Minuten
• Planung oder Veranstaltung eines eigenen Abendessens bzw. Events in Verbindung mit der FinCon: 8.500 $

Und nun: Ihr eigenes Sponsorship-Paket mit kreativen Sponsoringlevels gestalten!

Eine Sponsoringstruktur, deren Levels passgenau auf die Sponsoren mit ihren jeweiligen Erwartungen zugeschnitten sind, kann für alle Beteiligten nützlich und wertvoll sein. Mit den richtigen Sponsoringebenen können Sie sich gegenüber unterschiedlichsten Geldgeber*innen attraktiv positionieren. Die Sponsoren ihrerseits können damit ihre Markenpräsenz steigern, Leads generieren und starke Beziehungen zu Ihren Teilnehmer*innen entwickeln.

Jahr für Jahr verhilft EventMobi Tausenden von Eventteilnehmer*innen zu engen Kontakten mit klasse Sponsoren, sei es über die App oder persönlich vor Ort. Wir bieten …

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