Vor-Ort-Events erfolgreich planen und umsetzen – Top-Tipps für 2024

Wie beeindruckend es doch ist, bei einem fantastischen Event vor Ort dabei zu sein! Bei Onlinezusammenkünften können die Gäste sich bequem vom Sofa aus reinschalten, bei Hybridanlässen sind die Optionen sehr vielschichtig, und Vor-Ort-Veranstaltungen eröffnen ungeahnte Möglichkeiten zu kreativem Engagement.

Doch wie entscheiden Sie, welches Format für Ihre Veranstaltung am sinnvollsten ist? Und wenn Sie die Vor-Ort-Event-Karte ausspielen: Wie wird es sicher zu einem echten Erfolg?

Im Folgenden sortieren wir zentrale Argumente für und gegen die verschiedenen Formate und klären, welche Veranstaltungsarten am besten als In-Person-Event laufen (wie Präsenzveranstaltungen auch genannt werden). Und wir präsentieren Ihnen unsere Top-Ten-Tipps für unvergessliche Vor-Ort-Veranstaltungen.

Was In-Person-Events so wichtig macht

Eine perfekte Liveveranstaltung ist eine, die die Teilnehmer*innen, Aussteller und Sponsoren glücklich macht und zugleich Ihrer Organisation Einnahmen und positive Aufmerksamkeit beschert.

Der große Vorteil von Präsenzveranstaltungen ist tatsächlich der, dass man sich dabei ganz einfach präsent fühlt.

Ihr Publikum möchte netzwerken, sich weiterbilden und Menschen mit gleichen Interessen treffen. Sponsoren und Aussteller wünschen den Kontakt mit echten, wirklich zur Zielgruppe gehörenden Adressat*innen. Und Sie wollen Ihre Veranstaltungsziele in jeder Hinsicht erreichen.

Das bringt uns zu den drei stärksten Argumenten für Vor-Ort-Events:

Interaktion des Publikums

Bei Vor-Ort-Veranstaltungen können die Beteiligten auf ganz unterschiedliche Weise aktiv teilhaben, zum Beispiel über:

• Interaktive Präsentationen
• Produktdemos „zum Anfassen“
• Fragerunden mit besonderen Gästen
• Networking-Sessions
• Erlebnishafte Aktivitäten

Bieten Sie Ihren Teilnehmer*innen vieles zum Ausprobieren an, denn Neugier ist ein starker Anreiz, sich aktiv einzubringen.

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Gelegenheiten zum Networking

Gezieltes Netzwerken und die Chance, neue Kontakte zu knüpfen, sind zwei der gewichtigsten Gründe, warum Menschen an Konferenzen und ähnlichen Veranstaltungen teilnehmen. Während das zufällige Ins-Gespräch-Kommen auf dem Flur der Ursprung vieler Beziehungen ist, können Sie auch gezielt dafür sorgen, dass Beteiligte persönlich miteinander in Kontakt kommen.

Networking-Methoden können zum Beispiel so aussehen:

• „Power-Networking-Runden“
• Speed-Networking
• Fahrstuhlgespräch alias Elevator Pitch

Bei Präsenzveranstaltungen bekommen all die Namen ein Gesicht und eine Stimme, die sonst ziemlich anonym auf dem Bildschirm erscheinen. Damit erhalten Konversationen erst richtig Substanz.

Nähe zu Kunden und Leads

Viele Kundenbeziehungen laufen im Wesentlichen über E-Mails, Telefonate und vielleicht auch Videoanrufe. Bei In-Person-Events lassen sich solche Kontakte mit Leben füllen und vertiefen.

Für Ihre Sponsoren und Aussteller bedeutet dies, dass sie auch ihre Gespräche mit Leads persönlich führen können. Und mit der idealen Lead-Capture-Technologie lenken sie den Kontakt auch gleich in „geordnete Bahnen“.

Was unterscheidet Präsenzveranstaltungen von Online-Events?

Heutzutage stellt sich bei der Planung eines Events schon fast standardmäßig diese Frage: online, vor Ort, sowohl als auch?

Im Prinzip sind Vor-Ort-Events wieder die erste Wahl. Doch je nachdem, was Sie erreichen möchten, gibt es für alle Formate durchaus Pro und Kontra.

Vor Ort

Für viele Menschen fühlen sich Networking-Anlässe und Interaktionen offenbar am besten an, wenn sie dabei „in echt“ miteinander in Kontakt kommen. Da sollte es nicht überraschen, dass 92 Prozent aller Eventplaner*innen (in den USA und Großbritannien) Präsenzveranstaltungen den Vorzug geben.

Was dafür und dagegen spricht?

Pro

Kontra

Online

Wenn Ihre Veranstaltung in erster Linie aus Vorträgen, Präsentationen oder Debatten besteht, bieten sich Onlineformate an. Die Kosten sind relativ gering und Sie können Zielgruppen rund um den Globus einbinden.

Pro

Kontra

Hybrid

Bei Hybridevents würden laut Influencer Marketing Hub 57 Prozent der potenziellen Veranstaltungsteilnehmer*innen am liebsten vor Ort und 33 Prozent vorzugsweise online dabei sein. Mit einer Hybridevent-Strategie können Sie durchaus beide Gruppen zugleich glücklich machen.

Mit Hybridveranstalten fahren Sie am besten, wenn Ihr Hauptprogramm sowohl im analogen als auch im virtuellen Raum grundsätzlich gut funktioniert. Sie können dann maßgeschneiderte Komponenten für beide Teile hinzufügen (zum Beispiel etwas, was vor Ort zu aktivem Mitmachen anspornt, und auch ein Onlinespiel), um den hybriden Charakter zu einem fesselnden Erlebnis zu machen.

Sind Vor-Ort-Events besser als Onlineveranstaltungen?

Berüchtigte Antwort: Es kommt ganz darauf an, also auf die Veranstaltung.

Zur Veranschaulichung: Wenn Menschen an ein und demselben Ort zusammenkommen, können sie einfacher interagieren und persönlicher netzwerken. Wenn Sie für eine mehrteilige Weiterbildungsveranstaltung jemanden aus dem Ausland für Vorträge einbeziehen möchten, sparen Sie auf Onlinekanälen Zeit und Geld.

Das optimale Veranstaltungsformat ist letztlich das, mit dem Sie Ihre Ziele am besten erreichen können und Ihr Publikum am eindrucksvollsten für Ihre Organisation einnehmen.

Acht verschiedene Arten von Vor-Ort-Events

Manche Anlässe entfalten sich am fesselndsten und erfolgreichsten oder lassen sich sogar nur dann realisieren, wenn sie in Präsenz aufgezogen werden.

Diese acht Beispiele sind besonders häufig anzutreffen:

• Konferenzen bringen in der Regel hundert und mehr Menschen zusammen, die sich an einem Tag oder länger mit einem bestimmten Thema befassen. Kommen sie an einem physischen Ort zusammen, verhilft dies besonders gut zu einem Gefühl der Gemeinsamkeit.
• Messen sind die klassische Adresse für Produktpräsentationen. Videos funktionieren zwar online, doch bei Demos vor Ort lassen sich Fragen viel besser klären und Produkte wortwörtlich greifbar präsentieren. Nebenbei lassen sich in großen Messehallen auch persönlich Leads generieren und Kontakte knüpfen.
• Firmenfeste bringen Ihr Team zusammen, um gemeinsam Erfolge zu feiern. Arbeiten Ihre Leute an verschiedenen Standorten oder gar „remote“, so ist dies eine großartige Gelegenheit für sie, sich auch von einer privateren Seite kennenzulernen.
• Festivals wie das große Musikfestival Coachella entfalten ihre magische Anziehungskraft just als Vor-Ort-Event und mit ihrer Art, Bühnen zu gestalten, Kunst zu präsentieren und Speisen und Getränke anzubieten. 
• Galaabende sind die Verkörperung von Eleganz bei gesellschaftlichen Zusammenkünften. Die Atmosphäre eines attraktiven Saals und exzellente Verköstigung lassen sich online nur schwerlich kopieren.
• Produkteinführungen sind Ihre Steilvorlage, mit neuen Produkten oder Konzepten ins Rampenlicht zu treten. Wenn sich Ihre Adressat*innen vor Ort einfinden, können sie Ihre Neuentwicklungen testen, persönliche Antworten auf individuelle Fragen einholen und sich von der Aufbruchsstimmung begeistern lassen.
• Berufliche Trainings sind sich zwar gelegentlich online machbar (je nachdem, was auf dem Lehrplan steht), doch als Präsenzformat lassen sie sich viel einfacher und besser auf unterschiedlichste Lerntypen zugleich zuschneiden.
• Networking-Events können im virtuellen Raum wirklich erfolgreich sein. Aber: Gut zwei Drittel aller Menschen ziehen zum Netzwerken Vor-Ort-Events vor. Virtuelle Treffen sind eine hilfreiche Variante, wenn es um Fragen der Barrierefreiheit geht. Doch erst in Kombination mit Präsenzteilen entfalten Online-Networking-Anlässe ihre bestmögliche Wirkung.

Tipp: Sie erstellen das Konzept für Ihre Vor-Ort-, Hybrid- oder Onlineveranstaltung? Dann laden Sie sich unsere umfangreiche Checkliste für die Eventplanung kostenfrei herunter. Das Dokument enthält alles von To-Dos für Ihr Eventkonzept, über die Planung von Marketingmaßnahmen bis hin zur Budgetplanung.

Checkliste herunterladen

Zehn Tipps für die Planung bereichernder, begeisternder und sicherer In-Person-Events

Die Würfel sind gefallen: Sie planen eine Veranstaltung vor Ort. Doch wo fangen Sie nun an?

Die folgenden zehn Aspekte sollten Sie auf jeden Fall bedenken, wenn Sie vor Ort Veranstaltungen durchführen möchten, die für alle Beteiligten eine schöne und sichere Sache sind:

Eindeutige Ziele formulieren

Was wollen Sie erreichen? Bevor Sie sich in Präsenzveranstaltungsideen vertiefen, klären Sie, was genau Ihr Ziel ist. Geht es Ihnen um Folgendes?

Bevor Sie mit der konkreten Planung beginnen, prüfen Sie die SMART formulierten Ziele, die Sie mit Ihrem Team herausgearbeitet haben. Niemand erreicht alles auf einmal. Wenn Sie bei den Zielen fokussiert sind, machen Sie sich die Sache leichter.

Budget sortieren

Auch wenn es stressig war, quasi im vollen Galopp auf Onlineevents umzusatteln, wird niemand leugnen können, dass es für das Budget eine Erleichterung war.

Vor-Ort-Events gehen mit einigen spezifischen Kostenfaktoren einher:

Für den Fall, dass Sie zum ersten Mal eine Vor-Ort-Veranstaltung planen: Es kann sich lohnen, sich mit anderen Organisationen kurzzuschließen, um herauszufinden, welche Budgets sie verwenden. Für den Fall, dass Sie schon lange in der Branche arbeiten: Es lohnt sich ein vertiefender Blick darauf, wie das Neueste vom Neuen der Eventtechnologie sich auf die Einteilung Ihrer finanziellen Mittel auswirken kann und wie Sie Ihren Event-ROI merklich ankurbeln können.

Sponsoren gewinnen

Um sich Sponsoren zu sichern, werden Sie einiges sorgfältig vorbereiten müssen. Es gilt, ein Sponsorship-Konzept zu erstellen, verschiedene Sponsorship-Pakete zu schnüren und natürlich auch Verbindungen einzufädeln, um Sponsoren zur Unterschrift zu bewegen.

Sponsoren können Unterschiedliches bieten:

Anregungen gefällig, wie Sie Sponsoringgelegenheiten besonders profitabel gestalten können? Da haben wir diesen Artikel für Sie: Sponsoringpakete für Event gestalten: gewusst wie!

Ideale Location auswählen

Beim Gedanken an die Event-Location drängen sich einige Faktoren schon von selbst auf, etwa Adresse bzw. Standort, Kapazität und Nutzungskosten. Einige andere Aspekte können allerdings ebenfalls sehr wichtig sein.

Prüfen Sie, ob Folgendes bei der anvisierten Location inklusive ist:

Beim Vergleich verschiedener Optionen kann es hilfreich sein, nach zweierlei zu schauen: nach dem, was wirklich ein Muss ist, und nach nützlichen Extras. Und wenn Sie mit Ihrer Location auch im Rückblick auf die Veranstaltung glücklich sind, buchen Sie sie am besten gleich fürs kommende Jahr.

Anmeldung so einfach wie möglich gestalten

Gestalten Sie die Registrierung bzw. Anmeldung unkompliziert, und zwar mit eigentlich wirklich einfachen Methoden, unter anderem:

• Verlinkung zu FAQs auf Ihrer Website
• Gestaltung eines einfachen – und personalisierten! – Registrierungsprozesses
• Integration von Ticketbuchung und Hotelvorschlägen in die Registrierung
• Angebot bequemer und sicherer Zahlungsmethoden
• Arbeit mit einer personalisierbaren Event-App, die die Teilnehmer*innen begeistert

Ihre Veranstaltung beginnt mit der Registrierung. Sie muss reibungs- und mühelos gelingen, damit Ihr Publikum den perfekten ersten Eindruck erhält.

Schon im Vorfeld mit dem Publikum kommunizieren

Lassen Sie allen Beteiligten schon Informationen zukommen, bevor der große Tag beginnt. Sinnvoll sind unter anderem:

Indem Sie solche Angaben per E-Mail verschicken oder über die Vor-Ort-Event-App ausspielen, beantworten Sie Fragen Ihrer Gäste im besten Sinne zuvorkommend. Und so sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer*innen sich von vornherein gut aufgehoben fühlen, was auch ihre Vorfreude steigert.

Sicherheitsvorkehrungen ausarbeiten

Seit der Pandemie haben sich manche Präsenzveranstaltungen deutlich verändert. Viele Sicherheitsvorkehrungen werden uns wohl erhalten bleiben.

Prüfen Sie, was in der aktuellen Situation sinnvoll ist, beispielsweise:

Je nach Lage empfiehlt es sich, externe Fachleute hinzuzuziehen, auch zu der Frage, ob Menschen mit schwachem Immunsystem sich bei Ihrem Vor-Ort-Event sicher fühlen können.

Technologie für Leaderfassung einbinden

Es wirkt wie aus der Zeit gefallen, heute noch stapelweise Visitenkarten herumzutragen und von Hand Kontaktformulare auszufüllen. Lassen Sie die Leaderfassung stattdessen schnell und bequem von unkomplizierter Technik erledigen, und zwar über:

In der Regel messen Aussteller anhand der Kontakte zu neuen (potenziellen) Kunden, ob sich ihre Investition in Ihr Event gelohnt hat. Wenn Sie nahtlos integrierte Leaderfassungstechnik in Ihre Aussteller- und Sponsorship-Pakete einbeziehen, macht das Ihr Angebot gleich viel lukrativer.

Publikum aktiv einbinden

Ist Ihr Publikum vor Ort, gilt es, ihm erinnerungswürdige Gelegenheiten für eigenes Engagement zu bieten. Versuchen Sie es zum Beispiel hiermit:

War Ihnen bewusst, dass 79 Prozent der Millennials Spaß bei der Arbeit wichtig finden? Wenn Sie eine Konferenz oder eine Schulungsveranstaltung durchführen, können Sie Großes für das Teilnehmererlebnis bewirken, indem Sie die Inhalte spannend aufbereiten.

Feedback nach dem Event einholen

Anschließender Kontakt mit den Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren verschafft Ihnen handfeste Daten über den Erfolg Ihres Vor-Ort-Events. Zum Beispiel können Sie Umfragen per E-Mail verschicken oder die Zufriedenheit mit Abstimmungen über die App ermitteln. So erfahren Sie schnell, wie Ihr Event wahrgenommen wurde.

Wie Event-Apps Ihre nächste Präsenzveranstaltung zum Glänzen bringen können

EventMobi hat in bald anderthalb Jahrzehnten bereits über 30.000 Veranstaltungen zum Erfolg verholfen. All unsere Software entwickeln wir maßgeschneidert für den Bedarf von Eventplaner*innen, immer mit einem Hauptaugenmerk auf ROI, Teilnehmerinteraktion und Nutzerfreundlichkeit. Die Eventplanung soll in Sachen Technologie leicht von der Hand gehen!

Unsere mobilen Event-Apps für Präsenzveranstaltungen aller Art laufen auf Android- und iOS (sie sind in App-Stores verfügbar) und umfassen unter anderem:

• Karten und Raumpläne für die Anwesenden
• Interaktionsfunktionen wie Gamification-Tools und Aktivitäten-Feed
• Sponsorenunterstützung, etwa Werbebanner und Optionen für 1:1-Austausch mit Teilnehmer*innen
• Lead-Capture-Technologie für Sponsoren und Aussteller
• Spezielle Ausstellerdashboards

Aber EventMobi ist so viel mehr als nur App-Technologie. Wir haben außerdem umfassende In-Person-Event-Angebote für Sie:

• Check-in-Technologie (auch zur Selbstbedienung)
• Badge-Designer für Ihre markenspezifischen Badges
• Social-Media-Wall
• professionelle Vor-Ort-Unterstützung mit Erfahrung und Technikkompetenz

Neugierig, wie Sie diese Technik für Ihre nächste Präsenzveranstaltung gewinnbringend nutzen können? Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, was EventMobi alles zu bieten hat!

EventMobi kontaktieren

Begeisternde Vor-Ort-Veranstaltungen auf die Beine stellen

Ganz gleich, in welcher Branche Sie aktiv sind: Präsenzveranstaltungen sind immer eine der besten Optionen, um sich zu vernetzen und im Gespräch weiterzukommen. Mit den richtigen Tools und kreativer Planung werden Ihre Zielgruppen mit Sicherheit den Wert Ihres Events erkennen und zu schätzen wissen. Und sie werden bei der Folgeveranstaltung wieder dabei ein wollen!